L’automatisation financière devrait devenir une priorité pour les entreprises distantes

L’automatisation financière n’est pas une priorité en ce moment avec les entreprises distantes. Vos comptes fournisseurs sont presque certainement en difficulté.

L’isolement des autres employés de l’organisation se produit souvent avec le service des comptes fournisseurs. En plus de cela, alors que les entreprises chargent les équipes AP du paiement des factures et de la gestion des dépenses, les équipes AP sont souvent confrontées à diverses complexités associées à ce processus.

L’un des facteurs qui rendent la vie difficile à vos collaborateurs AP est que, trop souvent, chaque unité commerciale a son propre système d’approbation des dépenses. Cela étant, l’objet de la facture, l’approbation des dépenses et l’autorisation de paiement du fournisseur n’étaient pas clairs pour les services AP.

Le travail à domicile (WFH) ajoute une autre couche de complexité

Difficultés existantes liées au bon fonctionnement de votre service AP est devenu encore plus prononcé pendant la pandémie de 2020. La vague soudaine et imprévue de « départ à distance » a entraîné une diminution de la communication entre les unités commerciales et AP. Il est devenu encore plus évident que d’autres unités commerciales ne considèrent pas leur relation avec AP comme critique.

Heureusement, il existe une solution dans les services d’automatisation AP tels que Timbre. Cependant, la clé pour les propriétaires d’entreprise est que tout système d’automatisation financière AP doit faire plus que simplement automatiser le paiement de factures approuvées numériquement.

« C’est la partie la plus simple du processus », selon le PDG de Stampli, Eyal Feldman. Feldman a répondu à une question sur les défis auxquels les entreprises sont confrontées lorsqu’elles tentent de faire payer leurs fournisseurs approuvés à temps. « La plupart des outils AP se concentrent sur la composante de paiement du processus Procure to Pay (P2P), mais l’émission d’un paiement est la dernière étape », a-t-il déclaré. « 90 % des défis associés au paiement des fournisseurs à temps surviennent au cours du processus précédant le paiement, qui comprend la vérification et l’obtention des approbations appropriées pour payer la facture. »

Au lieu de cela, l’automatisation financière doit se concentrer sur la fourniture d’une solution pour l’effort de collaboration requis entre AP et le reste de l’organisation. Les propriétaires d’entreprise doivent continuer à chercher jusqu’à ce qu’ils trouvent un système d’automatisation AP avec une collaboration intégrée et un accès simplifié à toutes les informations nécessaires. Des éléments tels que la documentation, les bons de commande, l’historique des factures et tout ce qui était nécessaire ont tous contribué à la prise de décisions éclairées par les entreprises. De plus, la résolution des problèmes de communication AP permet un processus d’approbation plus rapide et plus précis. Cela aide les entreprises à payer leurs fournisseurs à temps.

Utilisation de l’automatisation financière pour gérer l’impact de la FMH sur les comptes fournisseurs

Selon Feldman, la ruée accélérée vers la FMH à la suite de la pandémie mondiale de Covid-19 a eu un impact significatif sur les départements AP. « Les services financiers qui s’appuyaient sur des processus manuels sur papier ont souffert pendant la pandémie et ont dû résoudre ce problème de toute urgence pour être productifs et efficaces dans cet environnement éloigné », a-t-il déclaré.

Pour commencer, les entreprises avaient besoin de numériser rapidement les processus manuels. Partout, les directeurs financiers et les dirigeants financiers ont été contraints de pousser la priorité de la transformation numérique en haut de la liste. Ils avaient besoin de trouver des outils conviviaux à distance qui fournissaient une collaboration et s’intégraient à leurs systèmes financiers et comptables existants.

À l’époque, les entreprises se concentraient sur la résolution de tâches quotidiennes importantes. Par exemple, les entreprises se sont concentrées sur l’approbation et le paiement des factures. Par conséquent, la résolution des problèmes de communication et de collaboration qui étaient déjà en place avant de quitter les bureaux n’était pas nécessairement à l’ordre du jour.

Comment les entreprises peuvent évaluer efficacement les systèmes AP actuels

De nombreuses entreprises restent hyper-concentrées sur le processus de paiement et d’approbation comme mesure de succès, et bien sûr, c’est tout à fait compréhensible. Cependant, on ne peut nier l’importance et la pertinence de ces indicateurs financiers clés pour évaluer la performance des entreprises.

En vérité, cependant, il existe de nombreux paramètres à considérer. Si votre équipe AP ne connaît pas ou n’a pas le temps de comprendre d’autres indicateurs clés parce qu’elle est tout simplement trop occupée à faire approuver et payer les factures, il est probablement temps d’automatiser.

Vous trouverez ci-dessous quatre mesures supplémentaires dont vos employés AP doivent être conscients lorsqu’ils effectuent la transition vers un modèle commercial qui inclut une augmentation du nombre d’employés et de fournisseurs de la FMH. Vous devez rendre chacune de ces métriques disponible. De plus, vous devez communiquer clairement non seulement à votre équipe AP, mais aussi aux principales parties prenantes de l’ensemble de votre organisation. Enfin, si vous envisagez un système d’automatisation financière AP qui n’offre pas ce niveau de transparence et de granularité, demandez l’avis de vos employés AP.

1. Suivi, création de rapports et exploitation des remises des fournisseurs

Quel pourcentage de remises votre équipe AP capture-t-elle actuellement pour les paiements ponctuels ou les paiements anticipés à chaque période de rapport ? Votre entreprise laisse de l’argent sur la table simplement parce qu’une facture est restée sur le bureau de quelqu’un quelques jours de trop ? L’élimination et l’élimination de ces oublis peuvent s’additionner rapidement.

Être au courant des possibilités de paiement d’escompte est susceptible de mettre en évidence des moyens supplémentaires de réaliser des économies et de réduire vos coûts globaux en AP. Prendre même un petit pourcentage sur une facture pour un paiement rapide peut s’accumuler au fil du temps. L’automatisation des AP peut libérer du temps pour que votre équipe AP se concentre sur l’augmentation exponentielle des économies de paiement rapide grâce à des négociations avec d’autres fournisseurs de votre chaîne d’approvisionnement.

2. Accent accru sur les relations avec les fournisseurs

Combien de demandes de renseignements, de divergences et de litiges côté fournisseur votre équipe AP traite-t-elle ? Malheureusement, dans de trop nombreux cas, les entreprises essaient simplement de garder une longueur d’avance sur la pile de factures et d’approuver les paiements simplement pour maintenir l’activité opérationnelle. Demandez à vos collaborateurs AP s’ils ont déjà eu des réticences à payer une facture spécifique et ils pourraient en énumérer plusieurs.

S’il y a un problème spécifique, vous devez vous adresser au sujet d’une facture en particulier ? De plus, y a-t-il un problème persistant avec un fournisseur ? L’automatisation de la paperasserie AP donnera à vos employés la « respiratoire » dont ils ont besoin pour faire un meilleur travail. Plus précisément, ils feront un meilleur travail de suivi de toutes les transactions douteuses.

3. Détecter les paiements inexacts et/ou en double

Quel pourcentage de mensualités est incorrect ? Qui les a faits et pourquoi les ont-ils faits ? Ce sont des statistiques vitales pour évaluer où votre entreprise pourrait perdre de l’argent inutilement. Le plus souvent, les paiements inexacts sont le résultat de simples erreurs, mais pas toujours. L’automatisation financière AP apporte à la fois de la clarté et une responsabilité accrue.

Une meilleure compréhension de la facturation inexacte ou en double conduit très souvent à découvrir des besoins de formation supplémentaires. Cela pourrait également entraîner des problèmes de processus ou des problèmes logiciels. Comprendre le taux de paiements en double permet d’identifier deux choses. Premièrement, ils peuvent identifier si un fournisseur facture une double facturation, en plus de s’il existe d’autres risques potentiels de fraude.

4. Suivi de l’efficacité de l’équipe

Quels membres de l’équipe traitent le plus de factures ? L’automatisation peut vous montrer qui utilise son temps efficacement et qui est en difficulté. Il est bon de se concentrer sur les membres de l’équipe qui rencontrent des problèmes. Cela peut vous aider à déterminer si vous devez ou non résoudre un problème de meilleures méthodes de formation. D’autres problèmes que vous devrez peut-être examiner pourraient inclure des améliorations de processus ou la répartition de la charge de travail.

Les obstacles et les complications liés à l’AP créés par un besoin accru de travail à distance ne disparaîtront pas de sitôt. Non contrôlés, ces problèmes peuvent entraîner des frictions et une distanciation supplémentaires entre AP et d’autres unités commerciales. Pour aplanir les choses, de nombreuses entreprises profiteraient de partenariat avec les services d’automatisation AP. Ce n’est pas grave si vous n’avez pas encore envisagé cette option. Il est utile de commencer par une petite recherche en demandant simplement à vos employés AP de vous faire part de leurs commentaires.