Six façons de rendre vos réunions plus productives

Les organisations doivent améliorer leur capacité à organiser des réunions productives pour mieux réussir. Comment les managers peuvent-ils contribuer à améliorer les résultats des réunions ?

Les réunions prennent beaucoup de notre temps au travail, mais qu’accomplissent-elles vraiment ? Selon l’étude de Korn Ferry, les réunions font rarement ce que nous avons prévu d’accomplir. De plus, plus des deux tiers (67 %) des employés déclarent que passer trop de temps en réunion et en conversation téléphonique les a empêchés d’avoir une journée de travail efficace.

Les organisations doivent améliorer leur capacité à organiser des réunions productives pour mieux réussir. Ce sujet a suscité beaucoup d’intérêt ces dernières années. Améliorons-nous nos réunions et les faisons-nous produire ce que nous avons décidé de créer ? Alors, que peuvent faire les dirigeants et les managers pour aider à obtenir de meilleurs résultats de réunion ?

Les réunions de la scène avant

1. Considérez la réunion comme la « avant-scène » et préparez-vous en travaillant dur sur les « coulisses ». Et n’ignorez pas le priorités.

«Bien que de nombreuses réunions soient routinières», déclare le Dr Shameen Prashantham, professeur de commerce international et de stratégie à la China Europe International Business School et auteur de Les gorilles peuvent danser« d’autres pensent qu’il devrait encore y avoir une amélioration des réunions à tous les niveaux. »

2. Accordez-vous du temps pour vous enregistrer.

Nous ne commençons jamais une réunion sans nous ‘enregistrer’, explique Fiona Logan, PDG d’Insights, une société mondiale de développement des personnes. Une brève prise de contact avec chaque personne permet aux participants de participer pleinement en discutant de ce qu’ils pensent, de ce qu’ils ressentent ou de ce qu’ils souhaitent retirer de la réunion. La rencontre devient alors un gestion du temps situation.

L’enregistrement, selon Logan, aide les individus à comprendre et à sympathiser avec leurs collègues, favorisant la connexion et la confiance. Cela leur permet également de changer leur mentalité d’avant la réunion à l’endroit où ils doivent être pendant la session.

« Cela favorise la participation des participants, ce qui conduit généralement à une réunion heureuse et efficace », explique-t-elle. Logan suggère également de planifier des réunions de 45 minutes au lieu de sessions d’une heure, car cela permet à tout le monde de rester engagé pendant toute la durée de la discussion.

Concentration productive

3. Concentrez-vous sur les résultats plutôt que sur les mises à jour, même lorsque vous envisagez votre nouveau logiciel ou applications de planification.

Supposons que les cadres évaluent les dépenses liées au fait de réunir leurs collègues pour la conférence. Certains pensent que les réunions doivent fournir au moins deux fois plus de valeur qu’auparavant. Préparez-vous en pensant aux résultats, et non aux mises à jour, la prochaine fois que vous présiderez une réunion et rendez-la aussi orientée vers les résultats que possible afin que tout le monde arrive à la table avec son chapeau de réflexion et non ses plans de dîner.

4. Distribuez les rapports à l’avance.

« Ne perdez pas de temps en réunion à présenter des articles », recommande Annelise Ly, professeure agrégée à la Norwegian School of Economics et membre de l’Alliance mondiale CEMS pour l’enseignement de la gestion. Au lieu de cela, demandez à vos partenaires de lire les informations à l’avance et d’aborder directement le sujet lors de votre rencontre. L’approche directe garde les gens intéressés et réduit le temps de réunion.

5. Prenez le contrôle de la discussion. Savoir quand le temps est perdu.

« Des discussions approfondies et des désaccords lors des réunions sont un trait essentiel pour créer de l’innovation et garantir que les équipes grandiront et prospéreront », déclare David Liddle, PDG de TCM et auteur de Transformational Culture. Cependant, il prévient qu’un débat houleux pourrait rapidement dégénérer en quelque chose de nuisible et de dysfonctionnel.

Les managers ne peuvent plus se permettre de rester les bras croisés et de laisser l’argument évoluer. Au lieu de cela, un gestionnaire doit diriger en assumant le rôle de facilitateur. Liddle soutient que fournir des lieux sûrs où un débat ouvert et honnête peut avoir lieu et où une variété de points de vue peut être exprimé, conduit à une meilleure acceptation de l’équipe et favorise un groupe plus uni.

« Aider nos gens à être en désaccord de manière constructive », déclare Liddle, « est l’objectif d’une discussion saine ».

6. Lorsque vous vous réunissez par voie électronique, planifiez et parlez par petites touches.

Tout le monde a eu la « fatigue du Zoom », déclare une éminente docteure en commerce, le Dr Amanda Nimon-Peters de la Hult International Business School au Royaume-Uni. Le Dr Nimon-Peters est également l’auteur du livre à paraître Travailler avec influence. Elle poursuit : « C’est parce que, quand on aborde bêtement les réunions virtuelles comme s’il s’agissait de vraies réunions, elles deviennent ennuyeuses et désagréables. »

Alors que notre technologie a évolué pour permettre des réunions à distance, Nimon-Peters souligne que nos esprits ne l’ont pas fait.
Nous souffrons d’un inconfort subconscient en raison d’une proximité perçue que la distance simulée entre les participants à la vidéoconférence.

Selon Nimon-Peters, les équipes en ligne qui réussissent interagissent par rafales plutôt que dans des conversations consécutives de longueur de conférence. Les participants doivent également planifier à l’avance pour rendre leur temps ensemble aussi productif et intéressant que possible.

Toutes les réunions sont-elles Poppycock ?

Pas du tout. Aucune réunion ne doit être futile ou inutile. La clé est d’aborder les points principaux de la réunion et d’y arriver en premier. Soyez prêt à l’avance et n’hésitez jamais à rediriger la conversation.

Si les choses ne se passent pas comme prévu — n’ayez pas peur de fermer une porte et d’en ouvrir une autre — une qui est plus productive. Ne facilitez pas les pertes de temps, les trop bavards ou les indécis. Au lieu de cela, venez avec un plan, exécutez ce plan – puis partez à l’heure.

Crédit d’image : Diva Plavalaguna ; Pexel ; Merci!

Cet article a été initialement publié ici.