Process Mining : la clé d’une fusion et d’une acquisition réussies

Au cours de la dernière année, de nombreuses entreprises ont réalisé des fusions et acquisitions (M&A). En fait, entre mai et août, il y a eu près de 30 méga fusions et acquisitions – Microsoft a acquis Nuance Communications, Apollo Funds a acquis Verizon Media, Amazon a acquis MGM, Celonis a acquis Integromat, et bien d’autres.

À l’échelle mondiale, les volumes de fusions et acquisitions ont dépassé les 4 300 milliards de dollars cette année, pour plusieurs raisons : les grandes entreprises ont tendance à acquérir des concurrents plus petits qui ne fonctionnent pas bien pendant les périodes difficiles, les entreprises souhaitent étendre ou augmenter leur portefeuille de produits actuel, ou une entreprise peut vouloir pour pénétrer de nouveaux marchés.

Process Mining : la clé d’une fusion-acquisition réussie

Quelle qu’en soit la raison, les fusions et acquisitions sont un projet complexe pour toutes les parties concernées : avocats, RH, comptabilité, services informatiques, employés et de nombreuses autres parties prenantes.

Mais le plus difficile réside dans les managers ; connecter deux entreprises avec des cultures différentes et des processus commerciaux établis n’est pas facile.

Au cours des dernières années, ABBYY a acquis plusieurs sociétés à travers le monde, plus récemment Timeline PI aux États-Unis et Pericom Singapore en Asie du Sud-Est. Ici, nous allons plonger dans trois groupes : les ressources, les processus et les personnes, et discuter de la façon dont l’exploration de processus peut intégrer avec succès des entreprises qui n’entraîneront pas de pertes de bénéfices, de goulots d’étranglement de processus ou d’attrition d’employés.

Ressources

Il n’y a pas que les entités juridiques qui sont acquises dans le cadre des fusions et acquisitions. Les bâtiments et équipements hérités entrent en possession des systèmes informatiques, et la société mère vérifie généralement tout pour décider quelles ressources doivent rester et lesquelles sont préférables à décharger.

Technologies d’évaluation

Cependant, lors de l’évaluation de différentes technologies et générations de systèmes, les responsables informatiques doivent assurer la continuité des activités des processus métier de bout en bout tout en intégrant les processus. Et plus tôt ils commenceront à le faire, mieux ce sera.

La méthode la plus courante consiste à rencontrer les parties prenantes et à cartographier manuellement les systèmes, les applications et les processus connus. Mais c’est un processus long et coûteux qui prend des mois. Une autre façon consiste à automatiser l’intégration avec des robots logiciels d’automatisation des processus robotiques (RPA). Les robots logiciels copient les actions humaines dans une interface informatique et transfèrent des données d’un système à un autre.

Cependant, les robots ne fonctionnent efficacement que dans des processus bien structurés et ne comprennent pas quels systèmes ont été optimisés pour l’intégration. Si l’entreprise a besoin que l’intégration soit optimisée plus rapidement, les outils de fouille de processus et de découverte sont les principaux accélérateurs.

Les plates-formes d’exploration de processus dupliquent les informations sur l’exécution des processus (traces numériques) à partir des systèmes d’entreprise et construisent un modèle des processus de l’entreprise, calculent des métriques, aident à trouver des méthodes d’optimisation et aident à l’analyse pour démarrer l’intégration et la transformation numériques. Cela permet en fin de compte de rationaliser les processus, d’identifier les goulots d’étranglement et d’améliorer l’efficacité opérationnelle.

Système de gestion d’entreprise

Une autre utilisation de l’exploration de processus est en tant que système de gestion d’entreprise (EMS), qui ne nécessite pas de travail à grande échelle lié à la configuration ou à l’écriture de code. Dans ce cas, chacun des systèmes liés charge ses journaux d’audit (ou les données peuvent provenir de bases de données, d’extraits de données personnalisés, etc.) dans la plateforme d’analyse.

La plateforme, sur la base des actions qui y sont enregistrées, enregistrera la survenance d’un événement métier correspondant à un scénario, un ensemble de conditions et de causes.

Voici à quoi cela ressemble : imaginez qu’une chaîne d’événements d’un processus de bout en bout passe par deux systèmes non intégrés de différentes entreprises, et que le début d’une certaine situation commerciale nécessite de se tourner vers un autre système. L’exploration de processus offre une visibilité et des alertes sur un système distribué, ce qui vous permet d’établir rapidement une interaction entre les environnements informatiques de différentes entreprises et d’assurer la continuité des activités.

Fonctionnement du système de gestion d’entreprise

Voici comment cela pourrait fonctionner chez un concessionnaire automobile qui a acquis une société de transport avec sa propre flotte de transporteurs de voitures. Peut-être que le concessionnaire offre maintenant un nouveau service aux clients où ils peuvent transporter des voitures dans n’importe quelle partie du monde, mais plusieurs entreprises différentes travaillent ensemble et suivent plusieurs étapes pour y parvenir. Vous trouverez ci-dessous des exemples de mesures pouvant être prises :

Pour commencer, chaque entreprise dispose de son propre système informatique distinct, et chacune d’elles transmet les traces numériques des transactions dans différents formats à une plate-forme de fouille de processus. Lorsqu’un concessionnaire automobile signe un contrat préliminaire avec le client, il détermine la date de vente et d’expédition de la voiture à l’acheteur.
Pour la plate-forme analytique, une séquence d’événements se produit dans le système comptable, y compris la détermination d’un contrat préliminaire et la réalisation d’un paiement anticipé.
Ensuite, dans le système du concessionnaire, il est noté que le service de transport de la voiture jusqu’à destination est requis et, dans le système du transporteur, le processus de réservation d’un transporteur de voiture pour la plage de dates de livraison souhaitée commence.
Si les paiements sont terminés, un déclencheur se produit. Dans le système informatique du transporteur, la plate-forme de process mining peut voir l’adresse attribuée à l’entrepôt où se trouve la voiture, ainsi qu’une lettre de voiture pour le conducteur.

Bien qu’aucun des systèmes ne communique directement entre eux dans cet exemple, la tâche est toujours accomplie. Tout cela se produit à un stade où les entreprises n’ont pas encore établi de travail dans différentes délimitations et entreprises.

Processus

Après avoir intégré les ressources, il est important de comprendre le déroulement des processus des entreprises fusionnées. Cela n’est possible que lorsque vous avez une compréhension complète et détaillée des flux de données et des flux de travail dans les organisations.

Cette transparence peut être obtenue grâce à une analyse intelligente des processus métier. L’exploration de processus vous permet de voir à quoi ressemble une séquence d’actions typique en temps réel lors de l’exécution d’une tâche particulière, comme accepter un contrat avec un fournisseur ou répondre à une demande client dans un centre d’appels.

Avec ces décisions, vous pouvez trouver des écarts par rapport à la norme, qui les fait et comment le processus peut être rationalisé et amélioré.

Système ERP, un processus commun aux fusions-acquisitions

Par exemple, de nombreuses entreprises ont intégré toutes leurs succursales dans un seul système ERP, un processus commun aux fusions et acquisitions, tandis que d’autres entreprises opèrent dans plusieurs dizaines de pays à travers le monde et utilisent plusieurs ERP de générations et de fabricants différents. Il peut donc être difficile pour les équipements et les actifs d’avoir des rapports de données cohérents, ce qui rend difficile la préparation des états financiers.

En appliquant l’intelligence des processus pour collecter et corréler les données de systèmes disparates, les entreprises peuvent explorer différentes options pour le même processus et identifier tout écart.

Gens

Il existe plusieurs approches pour fusionner les cultures d’entreprise lors d’une fusion-acquisition. L’autonomie est le plus souvent utilisée si la nouvelle entreprise exerce des activités radicalement différentes de la société mère et lorsque les processus de l’entreprise acquise sont entièrement préservés. Mais cette option contredit la notion de fusion d’entreprises. Souvent, les clients ne soupçonnent pas que deux entreprises font partie de la même marque.

Intégrez pleinement la plateforme

L’approche « roller method » intègre pleinement les plateformes, les processus et la culture d’entreprise de la maison mère. Il s’agit d’une méthode assez courante et efficace lorsque l’entreprise acquise est beaucoup plus petite que la société mère, mais elle ne donne parfois pas toujours de bons résultats.

Il existe de nombreux exemples de fusions-acquisitions infructueuses – de Microsoft et Nokia à Google et Motorola à Daimler et Chrysler. Chaque cas a des spécificités différentes, mais une chose les unit : le nouveau propriétaire a cherché à apporter « sa charte au monastère de quelqu’un d’autre » et a très vite introduit sa culture d’entreprise, ses KPI et ses processus dans l’entreprise.

Un nouveau modèle économique pour de meilleurs avantages

La troisième méthode (et moins courante) apporte le meilleur des deux mondes : une nouvelle entreprise est construite à partir d’éléments à la fois de l’acheteur et du vendeur. Cela peut sembler plus laborieux au premier abord, mais cela peut offrir plus d’avantages aux deux entreprises.

De plus, avec les deux méthodes, les RH jouent un rôle important. Il est important de maintenir la communication au fur et à mesure que les employés font partie du nouveau système, en partageant les opportunités et les tâches qui les attendent et les limites existantes.

Les meilleures pratiques

Du point de vue des managers lors d’une fusion-acquisition, il est utile d’identifier les meilleures pratiques et de déterminer quels employés sont les plus productifs. C’est ici que exploration de tâches peut être utile. L’exploration de tâches cartographie la façon dont le personnel accomplit les étapes d’un processus et permet aux entreprises de comprendre comment les gens utilisent et interagissent avec les systèmes pour améliorer leur productivité et optimiser les flux de travail.

Les technologies modernes comme celle-ci vous permettent d’identifier l’image réelle de ce qui se passe, y compris les conditions d’exécution de la tâche, le coût du processus, les opportunités d’amélioration.

Conclusion

Alors que les entreprises continuent de trouver des opportunités pour rester compétitives en 2022, de nombreux analystes s’accordent à dire que les transactions de fusions et acquisitions continueront d’augmenter. Les gagnants seront ceux qui acquièrent judicieusement des entreprises en se fondant sur la compréhension et l’intégration minutieuse des ressources, des processus et des personnes.

Crédit d’image : Gabrielle Henderson ; Unsplash ; Merci!