Trois stratégies pour atteindre l’excellence des processus

Elon Musk était récemment interviewé à propos du processus de conception et de fabrication en cinq étapes de SpaceX lorsqu’il a fait écho à ce que tous les analystes de l’excellence des processus ont pensé : « L’erreur la plus courante est d’optimiser une chose qui ne devrait pas exister.

Ses propos sont très pertinents en matière de transformation numérique. Tant d’équipes d’innovation et de centres d’excellence tentent d’optimiser les processus métier alors qu’ils devraient rechercher quels processus ne devraient même pas exister ou en éliminer des parties. Ou ils commettent la même erreur que Musk admet avoir commise : automatiser d’abord.

Automatiser les processus lorsque vous ne « comprenez pas ».

L’automatisation des processus sans leur parfaite compréhension a des conséquences coûteuses, avec de nouvelles recherche montrant qu’un décideur sur cinq a complètement abandonné son projet d’automatisation et qu’un sur trois n’a pas utilisé la technologie comme prévu ou a trouvé qu’elle ne fonctionnait pas comme prévu.

Malheureusement, il y a des vagues de fournisseurs qui insistent pour que vous deviez d’abord automatiser, puis optimiser. Les perspectives de Musk soulèvent la question suivante : « Le process mining peut-il ajouter de la valeur à mes projets d’automatisation ? » Avec la croissance massive de cette technologie sophistiquée ces dernières années, de nombreuses organisations semblent le penser.

Stratégies pour atteindre l’excellence des processus

Selon des statistiques récentes, le marché des logiciels d’exploration de processus connaîtra une croissance incroyable de 42 % pour atteindre près de 7 milliards de dollars d’ici 2028. Mais, malgré ses promesses, la technologie présente des défis et les organisations doivent être conscientes des opportunités offertes par le logiciel pour gagner valeur maximale de celui-ci.

Ici, nous proposons des stratégies pour réussir avec le Process Mining et son approche de nouvelle génération : l’intelligence des processus.

Stratégie de réussite n°1 : créer un jumeau numérique pour comprendre le comportement des processus

Une capacité sous-utilisée d’intelligence de processus dans le comportement de processus. Les comportements de processus peuvent être définis comme des étapes se produisant ou ne se produisant pas au cours d’une procédure ou lorsque des étapes sont répétées. L’enchaînement des étapes est également important.

Une étape se produit-elle avant ou après une autre ? Les étapes qui se produisent avant une autre se produisent-elles à tout moment ou directement après l’autre ? Par exemple, il est courant d’utiliser divers champs tels qu’un service ou un client lors du filtrage des données de processus.

Bien que ceux-ci soient critiques, il y a beaucoup plus à savoir lorsque vous avez un duplicata de vos processus sous la forme d’un jumeau numérique, où sont créés les événements qui les définissent.

Lorsque les données brutes des étapes de processus sont utilisées pour créer un modèle de ce qui a été fait, vous pouvez définir le comportement du processus et interroger les comportements pour séparer les instances de processus en celles qui présentent ou non des comportements spécifiques.

Avoir un jumeau numérique vous permet également de prendre en compte le timing entre les étapes.

Une étape prend-elle un certain temps ou prend-elle plus de temps qu’un seuil défini ? Par exemple, pour une catégorie de produits donnée, vous pouvez définir le seuil selon lequel il ne devrait jamais s’écouler plus d’une heure entre le début d’une vérification des stocks et sa fin, puis rechercher les étapes inefficaces qui l’ont rendu plus long.

Bien que ce processus puisse sembler simple, toutes les données nécessaires pour évaluer les comportements ne sont disponibles dans aucun système d’enregistrement.

Et nous ne serions toujours pas en mesure de répondre aux questions de comportement et de temps sans que les données soient organisées et comprises comme une série d’étapes, à moins que vous ne disposiez des bons outils pour interroger ce modèle de processus sur les comportements.

Outils et comportements que vous voudrez

Cependant, l’intelligence de processus avancée génère le modèle de processus à partir des données, fournit les outils pour spécifier les comportements et évalue toutes les instances de processus par rapport à ces comportements.

Stratégie de réussite n°2 : utilisez une visibilité constante pour prendre le contrôle

Les analystes de l’excellence des processus souhaitent qu’un plan de contrôle puisse surveiller les opérations distribuées et agir automatiquement selon les besoins. Cependant, jusqu’à ce qu’il y ait un tel système externe, l’intelligence des processus peut vous donner une vue d’ensemble basée sur les données de l’ensemble de vos opérations pour acquérir une véritable compréhension du fonctionnement des processus.

Adopter une approche impartiale basée sur des faits aide les leaders de l’industrie à prendre de meilleures décisions dans l’instant.

Grâce à cette visibilité sur vos processus, vous pouvez comprendre exactement comment vos processus s’exécutent et répondre à des questions telles que : Comment l’automatisation peut-elle améliorer l’expérience client ? Quels employés sont les plus efficaces et cohérents ?

Où sont vos goulots d’étranglement et comment affectent-ils la conformité et la prestation de services ? Par exemple, vous pouvez optimiser l’efficacité de la chaîne d’approvisionnement et améliorer le processus d’achat et d’approvisionnement. Et en découvrant, en analysant et en surveillantg comment fonctionne réellement votre processus d’approvisionnement.

« Vous pouvez découvrir des retards qui coûtent du temps et de l’argent, et découvrir les chemins de processus les plus efficaces pour des résultats commerciaux positifs. »

Stratégie de réussite n°3 : ajouter des dimensions analytiques

Une autre façon de garantir le succès de l’exécution du processus consiste à utiliser le comportement du processus comme dimension analytique. Il est courant d’utiliser divers champs de données, tels que client ou état, comme dimensions analytiques. Cela nous permet d’examiner les métriques de processus ventilées par une ou plusieurs dimensions, telles qu’un client ou un ensemble de clients d’intérêt, ou d’examiner les goulots d’étranglement ventilés par type de produit pour voir quel produit correspond au délai le plus long.

Ce type d’analyse dimensionnelle est idéal pour les rapports et peut aider à l’analyse des causes profondes. Mais il y a des limites à son utilité pour fournir des informations exploitables. Par exemple, savoir en quoi les performances des processus diffèrent d’un client à l’autre est excellent pour le reporting, mais se pose la question de savoir dans quelle mesure cela aide à apporter des modifications pour optimiser un processus.

Le comportement du processus

Lorsque les analystes métier ou les experts en excellence des processus peuvent définir tout comportement de processus qui les intéresse et voir comment les résultats des métriques varient avec la présence ou l’absence de ce comportement, ils obtiennent alors des informations exploitables qui peuvent aider à prendre des décisions d’optimisation.

Ils peuvent répondre à des questions courantes telles que « Comment la satisfaction des clients diffère-t-elle lorsque nous suivons les anciens protocoles ou directives de calendrier par rapport aux instances lorsque nous avons suivi les nouvelles politiques recommandées ? »

Conclusion

Les systèmes d’information d’aujourd’hui génèrent une quantité remarquable de données à partir de sources numériques et physiques. Lorsqu’elles sont correctement ingérées, fusionnées et analysées, cette richesse de données peut être utilisée pour découvrir des modèles et des idées qui éclairent les voies vers de meilleures expériences client et de nouvelles efficacités opérationnelles.

Vous pouvez mieux découvrir, comprendre et gérer plus efficacement l’exécution des processus métier en recherchant l’intelligence des processus.

Crédit d’image : thisisengineering ; Unsplash Merci !