Comment déterminer le meilleur service de paie pour votre entreprise

Vous voulez payer vos employés à temps. Vous souhaitez également suivre tous ces autres éléments liés à la paie, tels que les documents fiscaux. Mais ce n’est pas votre fort. Vous êtes un entrepreneur, pas un comptable.

Heureusement, de nombreux prestataires proposent des services de paie. Et de nombreuses entreprises aux États-Unis tirent parti de ces services. Selon un sondage de Deloitte, les entreprises nord-américaines ouvrent la voie à l’externalisation en matière de solutions de paie. Près de sept organisations sur dix qui comptent sur les services de paie sont satisfaites des résultats.

Comment déterminer le meilleur service de paie pour votre entreprise

Bien entendu, tous les prestataires de services de paie ne conviennent pas à toutes les entreprises. Si vous essayez de trouver la bonne correspondance parmi les meilleurs services de paie, utilisez les conseils suivants pour vous guider. Ils vous aideront à identifier le fournisseur le plus susceptible de répondre à vos besoins actuels et futurs.

1. Choisissez un service de paie qui sert votre entreprise de taille.

Les petites entreprises et les startups ont généralement moins de 50 employés. D’autre part, les entreprises au niveau de l’entreprise peuvent avoir plusieurs centaines ou milliers de travailleurs. Ainsi, comme vous pouvez l’imaginer, le service de paie qui convient à un type d’entreprise ne convient pas à un autre.

Même si l’un de vos contacts personnels dans une autre entreprise s’extasie sur un service de paie, faites vos devoirs. Ne signez aucun contrat jusqu’à ce que vous sachiez s’il est bien adapté à vos besoins. Sinon, vous pourriez finir par payer trop cher pour des cloches et des sifflets ou ne pas obtenir exactement le bon ajustement.

2. Trouvez un fournisseur avec une plate-forme de reporting rationalisée.

Vous voulez vérifier votre paie? Vous devriez pouvoir trouver tout ce dont vous avez besoin en vous connectant à un portail basé sur le cloud. Idéalement, vous pourriez appuyer sur quelques touches et pouvoir naviguer dans vos livres sans effort.

Comme vous pouvez vous en douter, tous les systèmes de service de paie ne sont pas intuitifs. Certains nécessitent plus d’une courbe d’apprentissage que d’autres. Quelques-uns ne sont tout simplement pas simples à suivre sans beaucoup de pratique. Assurez-vous donc que l’interface de votre fournisseur de services de paie correspond à votre niveau de confort technique. Ou, trouvez-en un qui correspond au niveau de confort de la personne de votre équipe qui travaillera régulièrement avec votre paie.

3. Offrez à vos employés un accès pour voir leur paie – et plus encore.

Vous avez probablement au moins quelques natifs de la technologie sur votre masse salariale de la génération Z. En fait ; vous pouvez en avoir un certain nombre. Selon le New York Times, les adolescents sont décrocher des emplois bien rémunérés à des taux record. Même s’ils sont nouveaux dans le monde de la rémunération, ils voudront apprendre les ficelles le plus tôt possible.

De nombreux services de paie permettent à vos employés de voir et de télécharger des informations sur la paie en ligne. Assurez-vous de bien comprendre à quoi les travailleurs ont accès. N’oubliez pas : vous ferez également partie de ces travailleurs, puisque vous êtes également sur la liste de paie. Des systèmes plus robustes peuvent même aider les employés à améliorer leurs connaissances financières lorsqu’il s’agit de déterminer la retenue d’impôt.

4. Recherchez un partenaire de services de paie avec un service client très apprécié.

En tant que propriétaire d’entreprise, vous connaissez l’importance d’offrir un service client de premier ordre aux consommateurs. Insistez pour mettre votre propre argent auprès d’un fournisseur de services de paie qui fait de même. Si vous ne le faites pas, vous risquez de vous retrouver avec plus de questions que de réponses, et vos employés aussi.

Quel type d’options de service client est agréable d’avoir chez un fournisseur de services de paie ? Bien sûr, il est toujours agréable de voir un fournisseur qui propose un libre-service 24h/24 et 7j/7 via des chats améliorés par l’IA. Cependant, vous aurez parfois envie de parler avec un représentant en direct. Assurez-vous de pouvoir joindre quelqu’un pendant vos heures de bureau habituelles. (Cela peut signifier choisir un fournisseur dans ou à proximité de votre fuseau horaire.)

5. Choisissez un service de paie qui peut s’intégrer à votre logiciel actuel.

Utilisez-vous un logiciel de comptabilité ou un autre logiciel de gestion financière ? Vous ne voulez probablement pas l’abandonner, surtout s’il fonctionne bien. Par conséquent, enquêtez sur les fournisseurs de services de paie avec des plates-formes qui s’intègrent à la technologie de votre pile.

Bien sûr, si vous utilisez une ancienne plate-forme, vous ne trouverez peut-être pas de service qui s’intègre de manière transparente. C’est compréhensible. Il en va de même si vous avez bricolé votre système de paie il y a des années au lieu de choisir quelque chose « sur étagère ». Pourtant, si vous pouvez vous faciliter la vie en n’ayant pas à investir dans plus de produits, vous finirez par économiser de l’argent.

6. Évaluez votre service de paie par rapport à vos objectifs de croissance d’entreprise.

Vous dites vouloir évoluer rapidement d’ici trois ans, en faisant passer votre entreprise de 25 à 250 employés ? Tout d’abord, vous devrez trouver la bonne solution de service de paie. La dernière chose que vous voulez faire est de devoir réinventer la roue en 36 mois.

Lorsque vous commencez à évaluer les services de paie, découvrez lesquels peuvent évoluer avec votre organisation. Même si vous devez acheter un service un peu « gros » pour vous maintenant, vous pourriez être content plus tard. Changer les services de paie en cours de route peut être exaspérant et maladroit, en particulier si vous vous concentrez sur d’autres domaines simultanément.

7. Comparez les plans tarifaires pour chaque service de paie. (Mais ne vous emballez pas trop.)

Vous êtes en affaires pour gagner de l’argent, ce qui signifie que vous voulez gérer vos ressources financières. Néanmoins, vous ne pouvez pas vous permettre d’être insensé et idiot. Ainsi, lorsque vous examinez les plans tarifaires des services de paie, recherchez-en un qui correspond à votre budget. En même temps, évitez de céder au choc des autocollants.

N’oubliez pas qu’il faut environ cinq heures en moyenne pour calculer les charges sociales des travailleurs. (Et c’est par période de paie.) Pensez à tout l’argent qui peut être économisé en interne en externalisant ce service, sans parler d’autres services. Alors, oui, vous voulez être sûr de faire une bonne affaire. N’oubliez pas que vous payez quelqu’un d’autre pour faire la paie afin que vos employés puissent se concentrer sur d’autres tâches.

Vous détestez l’idée de garder votre paie en interne ou, pire encore, de gérer la paie manuellement chaque semaine, une autre semaine ou un mois ? Ensuite, consultez les services de paie sur le marché. Vous êtes sûr d’en trouver un qui est prêt à soutenir votre entreprise et à garder les membres de votre équipe heureusement payés à temps, à chaque fois.

Crédit d’image : tima miroshnichenko ; pexels; Merci!