La technologie a révolutionné notre façon de vivre, de travailler et de jouer. C’est un domaine de développements miraculeux et magiques qui ont toujours le pouvoir de nous aider à gagner du temps, à faire plus et, finalement, à devenir plus productifs.
Droite?
La technologie n’est pas toujours productive
Vous avez peut-être eu des expériences avec la technologie qui vous amènent à vous demander si une nouvelle application, un nouveau gadget ou un nouveau système ajoute réellement de la valeur à votre vie.
Par exemple, vous pourriez avoir mis à niveau vers un nouveau système de gestion de projet qui finit par prendre deux fois plus de temps à utiliser. Ou, plus souvent encore, vous vous êtes peut-être retrouvé faire défiler sans fin votre flux Twitter au milieu d’un projet important.
En tant que tendance générale et globale, la technologie nous rend définitivement productifs.
Nous sommes capables de bien plus qu’il y a même 10 ans, et de nouvelles industries et opportunités émergent chaque année des nouvelles technologies. Mais la technologie n’est pas toujours productive – en fait, elle peut parfois vous priver de temps productif.
Quelles mesures pouvez-vous prendre pour vous assurer que tous vos choix technologiques aboutissent à une productivité plus élevée (ou du moins à une neutralité)?
Voici comment utiliser la technologie de manière appropriée
Décrivez vos objectifs à l’avance
Avant d’adopter une nouvelle technologie, il est important de définir à l’avance tous vos objectifs. Qu’espérez-vous accomplir exactement?
De nombreuses nouvelles technologies font de vagues promesses pour améliorer votre vie, et de nombreux consommateurs finissent par acheter ces produits parce qu’ils semblent, d’une manière ambiguë, «meilleurs» que ce que vous avez actuellement.
Par exemple, vous avez la possibilité de transformer votre réfrigérateur en un réfrigérateur intelligent. Mais qu’espérez-vous réellement obtenir grâce à cette mise à niveau? Voulez-vous que votre nourriture se gâte moins souvent? Voulez-vous rester mieux organisé avec vos achats de nourriture? Une mise à niveau du réfrigérateur peut ne pas être nécessaire pour atteindre ces objectifs.
Que signifie la productivité pour vous?
Vous devrez également penser à ce que «productif» signifie réellement pour vous. Si une nouvelle technologie améliorait votre productivité, à quoi cela ressemblerait-il? Certaines technologies automatisent ou simplifient certains aspects de votre travail (ou de votre vie), uniquement pour introduire de nouveaux problèmes.
Par exemple, vous pouvez développer un algorithme qui génère automatiquement une liste de lecture pour vous – mais cela ne fonctionne pas toujours très bien, vous devez donc trier la liste manuellement. Vous avez économisé une heure sur la tâche A, mais vous passez une heure sur une nouvelle tâche, la tâche B.
Plus vos objectifs sont clairs, moins vous serez susceptible d’utiliser une technologie qui a un effet négatif net.
Fiez-vous aux données objectives
Lorsque vous choisissez de nouvelles technologies et évaluez leur capacité à améliorer votre productivité, vous devez vous fier à des données fiables et objectives. Qu’est-ce que cela améliore précisément et dans quelle mesure l’améliore-t-il?
Cela vous aidera à filtrer:
- Biais cognitifs. Les êtres humains ne sont pas des créatures très logiques. Nous sommes affligés de divers biais cognitifs qui peuvent déformer notre perception des choses.
- Sentiments subjectifs. Vous pourriez avoir l’impression que votre téléphone vous rend plus productif, mais les données peuvent dire autre chose. Cela se produit fréquemment avec de nouvelles acquisitions; nous aimons souvent justifier nos investissements et prétendre qu’il y a des avantages alors qu’il n’y en a pas.
- Réclamations et rapports anecdotiques. Les entreprises technologiques font souvent la promotion de leurs produits en citant de bonnes critiques et des clients satisfaits. Mais les preuves anecdotiques et les affirmations personnelles racontent rarement toute l’histoire.
Passez toujours en revue vos options en profondeur
Lorsque vous recherchez une nouvelle technologie, vous aurez probablement le choix entre de nombreuses options. Il y a des dizaines, voire des centaines, de concurrents dans presque tous les créneaux imaginables, il est donc important de revoir attentivement vos choix avant de faire un dernier appel.
Considérez ces choix pour votre technologie:
- Caractéristiques et fonctionnalités. Qu’est-ce que ce produit a que d’autres produits concurrents n’ont pas? Plus important encore, que fait-il pour augmenter votre productivité?
- Flexibilité et évolutivité. Dans quelle mesure ce produit peut-il changer, grandir et évoluer avec votre entreprise? Ceci est particulièrement important si vous comptez faire évoluer votre entreprise.
- Intuitivité et apprentissage. Combien de temps faut-il pour apprendre à utiliser correctement ce système? Une faible intuitivité peut compromettre même le meilleur investissement technologique.
- Notes et avis. Lorsqu’ils sont combinés à d’autres considérations, les notes et les avis peuvent vous aider à vous décider.
- Mesures objectives. Plus important encore, vous devrez regarder les chiffres. Combien d’heures cela pourrait-il vous faire gagner? Quelles nouvelles tâches nécessitera-t-il?
- Frais. Une nouvelle application ou un nouveau gadget peut augmenter votre productivité de 10%. Mais si cela coûte 10 000 $ par an, cela n’en vaut peut-être pas la peine. Considérez également les coûts.
Automatisez tout ce que vous pouvez, mais comprenez les limites
L’automatisation est l’un des meilleurs moyens pour gagner du temps et augmenter la productivité dans un environnement professionnel. En conséquence, vous devez vous efforcer d’automatiser tout ce que vous pouvez.
Cela dit, il existe certaines limites à ce que vous pouvez automatiser efficacement. L’automatisation repose sur la prévisibilité et la cohérence; dans un environnement avec des variables inconnues ou des domaines qui nécessitent la créativité humaine, l’automatisation devient moins pratique.
Une automatisation excessive peut également compromettre certains aspects de votre entreprise; par exemple, vous pourriez être en mesure d’automatiser toutes vos campagnes de marketing par e-mail et de vente, mais cela pourrait dissuader les gens d’être trop répétitifs et «froids».
Minimiser les applications
Pour la plupart, vous devez vous efforcer de limiter le nombre d’applications sur lesquelles vous comptez, à la fois pour simplifier votre infrastructure et pour minimiser le temps passé à sauter entre les systèmes.
Vous pouvez le faire en consolidant les fonctionnalités de plusieurs applications en une seule, en vous appuyant sur des intégrations pour envoyer des données vers et à partir de diverses applications, et en résistant à la tentation d’acheter de nouvelles applications simplement parce qu’elles sont nouvelles et ont l’air cool.
Définir des limites et des restrictions
Certaines applications et appareils rendre difficile d’être productif parce qu’ils occupent trop de votre temps ou interfèrent avec votre vie d’une manière cruciale. En conséquence, il est conseillé de définir des limites et des restrictions pour vous-même, parfois dans les applications elles-mêmes.
Par example:
- Temps d’écran. La plupart des smartphones et appareils modernes ont des paramètres et des applications intégrés pour vous aider à suivre votre temps d’écran. Vous pourrez peut-être même le limiter. Ceci est particulièrement important pour les applications et les appareils qui ont tendance à vous distraire ou à vous éloigner d’un travail plus productif.
- Notifications et distractions. Vous devez également être conscient que même une petite distraction peut nuire à votre productivité pendant près d’une heure; il faut du temps pour développer la concentration et l’élan, et même une petite distraction en apparence peut ruiner cela. Désactivez les notifications partout et chaque fois que possible et envisagez de fermer les applications qui pourraient vous distraire (comme votre compte de messagerie pendant une journée de travail chargée).
- La communication. La communication est précieuse dans n’importe quel lieu de travail ou à la maison, mais la technologie moderne rend trop facile d’entrer en contact avec quelqu’un, même lorsqu’il est occupé. Ne laissez pas tomber tout ce que vous faites chaque fois que vous recevez un e-mail, un message instantané ou une demande d’appel vidéo; utilisez vos applications de communication intentionnellement et consciemment.
Mesurer et réfléchir
Fiez-vous à une combinaison d’outils technologiques intégrés, de suiveurs de temps et d’autres tableaux de bord d’analyse pour suivre votre productivité et vos progrès. Comment utilisez-vous les différents outils disponibles dans votre arsenal? Combien de temps passez-vous sur différentes plateformes et sur des écrans? Combien d’heures travaillez-vous et combien avez-vous pu faire?
Mesurez constamment votre productivité et observez son évolution au fil du temps.
Ne vous contentez pas de supposer qu’une nouvelle technologie améliore vos performances; essayez de le prouver. Si cela ne fonctionne pas pour vous, envisagez de le couper et de passer à autre chose.
Si vous ne faites pas attention, une nouvelle application, un nouveau gadget ou un autre investissement high-tech peut finir par jouer contre vous, soit en vous distrayant, en interférant avec votre travail ou en rendant quelque chose que vous faisiez déjà plus dur.
Tant que vous réfléchissez de manière critique à l’adoption de votre nouvelle technologie et que vous continuez à faire preuve de discernement dans votre infrastructure technologique, vous pouvez finir par bénéficier de la nouvelle technologie.
Crédit d’image: photographie curieuse; pexels; Merci!
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