Avec toutes les lois strictes et les exigences de conformité qui existent dans l’industrie, diriger un cabinet d’avocats peut souvent ressembler à une marche sur une corde raide. Mais avec le cloud computing, de nouvelles opportunités offrent de nouvelles libertés.
Lorsqu’ils sont utilisés stratégiquement, ils peuvent totalement changer la donne.
Une introduction au Cloud Computing
L’innovation et l’évolution du cloud computing ont été l’une des technologies les plus transformatrices du siècle. Il a révolutionné toutes les industries de la planète, y compris les entreprises axées sur les produits et les professionnels des services.
En tant qu’avocat, vous n’avez pas besoin d’être un expert en cloud computing. Cependant, vous devez posséder une compréhension de base de ce que c’est et de son importance. Cela vous permettra de maximiser l’utilisation de la technologie cloud au sein de votre entreprise et de profiter des nombreux avantages qui découlent d’un investissement dans ce domaine.
Selon Microsoft Azure, leader dans ce secteur, «Le cloud computing est la fourniture de services informatiques – y compris les serveurs, le stockage, les bases de données, la mise en réseau, les logiciels, les analyses et l’intelligence – sur Internet (« le cloud ») pour offrir une innovation plus rapide, des ressources flexibles, et des économies d’échelle. »
Pour les avocats et leurs cabinets, les principaux avantages du cloud computing sont les suivants:
- À bas prix. Le cloud computing nécessite beaucoup moins de frais généraux. Cela en fait une option beaucoup plus rentable pour les cabinets d’avocats qui souhaitent bénéficier d’une plus grande efficacité à une fraction du coût. Il n’y a pas besoin de matériel coûteux, de logiciels ou de serveurs sur site. Tout est géré en ligne et payé grâce à des frais mensuels simples et prévisibles.
- Évolutivité. Avec le cloud computing, vous n’avez jamais à vous soucier de vos dépenses et de vos investissements matériels qui dépassent votre croissance. Vous pouvez évoluer de manière élastique et profiter de plus grandes économies au fur et à mesure de votre croissance. (Vous pouvez également réduire votre taille si les circonstances vous obligent à devenir plus petit pendant un certain temps.)
- Performance améliorée. En investissant dans le cloud, vous accédez instantanément à un vaste réseau de centres de données et de technologies de pointe au monde. Cela vous donne des performances accrues (sans avoir à investir vous-même dans le logiciel ou le matériel le plus récent).
- Une plus grande sécurité. La cybersécurité est extrêmement importante dans le monde numérique d’aujourd’hui. Lorsque vous investissez dans le cloud computing, vous avez accès à une sécurité supérieure qui empêche les données sensibles de votre client de tomber entre de mauvaises mains.
- Des vitesses plus rapides. Rien n’est plus frustrant que des vitesses de chargement de page lentes, des applications en retard et des interfaces glitch. Le cloud computing fournit des services en libre-service et à la demande, qui permettent aux cabinets d’avocats de parcourir des millions de points de données en quelques clics.
- Fiabilité améliorée. En fin de compte, votre entreprise a besoin d’une plateforme numérique en laquelle vous pouvez avoir confiance. Les plates-formes de cloud computing disposent de systèmes de reprise après sinistre robustes et de solutions de sauvegarde de données qui rendent la continuité des activités moins coûteuse et plus longue. Le résultat est une bien plus grande tranquillité d’esprit.
Lorsque vous combinez tous ces avantages, il est facile de plaider en faveur du cloud computing. Et bien que le secteur juridique soit certainement à la traîne dans l’adoption du cloud, vous êtes probablement plus familiarisé avec le cloud computing que vous ne le pensez.
Par exemple, si vous utilisez une ressource comme LexisNexis ou Westlaw pour la recherche juridique, vous êtes un utilisateur actif d’un service cloud. De même, si vous utilisez une plate-forme de messagerie grand public telle que Yahoo ou Gmail, vous utilisez un service cloud. Wikipédia, Spotify, YouTube… ce sont tous des services cloud.
Que vous vous en rendiez compte ou non, une grande partie de votre activité en ligne est déjà ancrée dans le cloud. Et en étant plus intentionnel sur la façon dont vous tirez parti du cloud computing dans votre propre pratique, vous pouvez profiter d’une multitude d’avantages (comme ceux mis en évidence ci-dessus).
Comment le cloud affecte les avocats
Dans l’ensemble, le secteur des services juridiques est à la traîne derrière la plupart des autres secteurs en matière d’adoption du cloud. Selon le dernière enquête 2020 de l’American Bar Association (ABA), 66% des cabinets de plus de 500 avocats, 65% des cabinets de 50 à 99 avocats et 52% des cabinets en solo utilisent des solutions cloud.
Les problèmes de confidentialité et de sécurité sont les principales préoccupations des avocats qui tardent à adopter. D’autres points de discorde communs incluent la perte de contrôle perçue sur les données, le coût de la commutation et la méconnaissance de la technologie.
Alors que vous envisagez d’accroître la dépendance de votre propre entreprise au cloud dans les mois à venir, voici quelques facteurs à prendre en compte:
1. Il est temps de faire confiance au cloud
Lorsqu’il s’agit d’avocats qui hésitent à investir dans le cloud computing, la fiabilité et la sécurité sont toujours des préoccupations majeures. Mais est-ce un problème exagéré?
«Les avocats ont toujours confié des données confidentielles à des tiers, y compris des serveurs de traitement, des employés des tribunaux, des équipes de nettoyage d’immeubles, des stagiaires d’été, des sociétés de traitement de documents, des centres de copie externes et des services de livraison de documents juridiques». Nicki Black écrit pour MyCase.com. «Une sécurité absolue n’a jamais été requise dans ces situations car la sécurité absolue est une impossibilité. La diligence raisonnable exige plutôt que vous preniez des mesures raisonnables pour vous assurer que les données confidentielles des clients restent sûres et sécurisées. Le cloud computing n’est pas différent. »
Le moment est venu pour notre industrie de surmonter le manque de fiabilité perçu et de comprendre le fait que le cloud est de loin la meilleure solution pour protéger les données (en particulier les données au repos).
Pensez-y comme ceci: lorsque vous stockez des données sensibles sur vos propres serveurs et ordinateurs, vous êtes à 100% responsable de la mise à jour de vos appareils, de l’installation de nouvelles versions de logiciels, de la correction des vulnérabilités et de la protection adéquate de tous les comptes. Lorsque vous passez au cloud, l’essentiel de cette responsabilité revient au fournisseur de cloud. Cela vous permet de passer plus de temps à vous concentrer sur le service de vos clients (plutôt que de gaspiller de l’énergie sur des tâches administratives).
Cela dit, le cloud a son propre ensemble unique de défis. Selon le fournisseur de cloud que vous choisissez, il y a toujours le risque de perdre temporairement l’accès à vos données. Et, pour le meilleur ou pour le pire, l’ensemble de votre stratégie de sécurité n’est aussi bonne que la sécurité du fournisseur de cloud. Vous devrez négocier soigneusement un accord qui vous protège, vous et vos clients, dans le pire des cas.
2. Utilisez le cloud pour améliorer la collaboration
L’une des meilleures fonctionnalités du cloud est la flexibilité qu’il offre aux entreprises pour travailler à distance et collaborer efficacement quelle que soit la géographie. Grâce au cloud computing, de nombreuses entreprises ont pu évoluer et se développer avec moins de friction que jamais. Sibley Dolman Gipe, par exemple, dispose désormais de dix bureaux répartis dans tout l’État de Floride.
Avec des sites à Clearwater, Boca Raton, Doral, Tampa, Orlando, Fort Lauderdale, New Port Richey, Saint-Pétersbourg, North Miami et Sarasota, Sibley Dolman Gipe s’est fait connaître comme « Le cabinet d’avocats de la Floride en matière de dommages corporels à l’échelle nationale » – et le cloud computing joue un rôle majeur dans cette évolution.
À l’instar d’autres cabinets d’avocats qui sont passés d’un emplacement unique à plusieurs emplacements, le cloud computing a servi de colonne vertébrale à cette croissance. En particulier, il permet une collaboration efficace en équipe, des membres d’équipe à distance, un calendrier intelligent, des réunions virtuelles et un stockage de fichiers centralisé.
L’un des développements les plus remarquables des solutions cloud à distance est l’augmentation de l’indépendance géographique du personnel juridique. Il n’est plus nécessaire d’embaucher des membres du personnel administratif en personne, qui peuvent être coûteux et gourmands en ressources.
Pour la toute première fois, les entreprises peuvent embaucher un assistant virtuel et d’autres entrepreneurs indépendants pour gagner du temps et de l’argent.
3. Réduisez le stress grâce au cloud
Avec autant d’exigences, de réglementations et de stipulations strictes sur les données que les avocats peuvent collecter, quand elles peuvent être consultées et comment elles peuvent être stockées, de nombreux cabinets d’avocats et avocats perdent le sommeil à cause de leurs piles technologiques. Et bien que le cloud soit loin d’être parfait, il contribue grandement à réduire le stress.
D’une part, le cloud supprime un point de défaillance unique (qui existe lorsque les données sont stockées via une solution sur site, comme un ordinateur local). Il atténue les risques en répartissant les données sur plusieurs systèmes. De plus, la virtualisation de vos données vous donne la possibilité de revenir à un point précédent (en cas de crash ou autre événement compromettant).
Deuxièmement, le cloud élimine de nombreux maux de tête liés aux serveurs informatiques qui occupent une grande partie du temps et des ressources internes d’un cabinet d’avocats.
«Même dans une petite entreprise, vous avez besoin d’un serveur qui héberge les logiciels de manière sécurisée et fiable. Cependant, tout serveur physique nécessite une maintenance pour continuer à fonctionner et doit être réparé en cas de panne. » Mentions ABA. «Le cloud privé est le serveur et inclut les mises à jour, la maintenance et la réparation dans le cadre du service sous contrat, ce qui signifie que vous n’avez pas à acheter ou à gérer des serveurs.»
L’avenir du droit
Il est difficile de savoir avec certitude où va l’industrie, mais le cloud jouera certainement un rôle clé dans sa prochaine interaction et évolution. Et bien que cela existe depuis plus d’une décennie, 2021 sera l’année où des milliers d’entreprises feront le premier pas vers une dépendance totale sur le cloud computing pour gérer leurs entreprises, stocker leurs données et servir leurs clients.
Bien qu’il y ait certainement des frictions, il y aura également de nombreux avantages. En fin de compte, le cloud génère un gain net pour les cabinets d’avocats proactifs.
L’article Cloud Computing et avocats: ce que les avocats doivent savoir est apparu en premier sur zimo news.
