Est-il temps de remplacer votre ancien système ERP ?

Les systèmes de planification des ressources d’entreprise (ERP) existent depuis les années 1990, aidant les organisations à gérer et à intégrer les processus métier. Cependant, au fur et à mesure que les entreprises mettent en œuvre transformation numérique stratégies, il sera essentiel pour le CIO/CTO d’examiner l’état du système ERP actuel, qui dans de nombreuses entreprises est encore un système hérité sur site utilisé pour gérer les RH, les finances, les achats et d’autres tâches critiques.

La capacité numérique transformatrice et les attentes élevées des consommateurs exigent des systèmes ERP mis à niveau

La pandémie a considérablement accéléré la dynamique de transformation numérique dans tous les secteurs. Au cours des dernières années, les attentes des consommateurs ont changé et les entreprises se réorganisent pour y répondre. Il y a aussi eu un changement dans les relations employeur-employé. Les travailleurs ont désormais plus d’influence, de sorte que les employeurs cherchent des moyens d’améliorer l’expérience des employés.

Les systèmes ERP affectent à la fois les consommateurs et les employés

Les systèmes ERP sont un facteur pertinent à la fois pour l’expérience des consommateurs et des employés, ainsi qu’un élément essentiel de l’effort de transformation numérique de l’organisation. L’accès aux meilleures applications métier peut aider les entreprises à fonctionner avec agilité et à améliorer la valeur et la rapidité du service et/ou de la livraison des produits. De plus, l’utilisation de technologies de pointe comme IA et apprentissage automatique peut rationaliser les tâches de routine pour améliorer l’expérience des employés.

Un système ERP véritablement moderne, spécialement conçu pour fonctionner dans le cloud, peut libérer les entreprises des limitations imposées par les systèmes ERP hérités qui confinent les utilisateurs à un seul écosystème et ne peuvent pas facilement prendre en charge les dernières applications métier basées sur le cloud sans solutions de contournement étendues. Un système ERP moderne peut également supprimer les limitations de la feuille de route technologique de l’entreprise.

Signes indiquant que votre ancien système ERP doit être remplacé

Si vous cherchez des moyens d’accélérer votre parcours de transformation numérique et d’améliorer l’agilité organisationnelle, l’évaluation de l’état du système ERP est un excellent point de départ.

Voici trois signes qui vous permettront de savoir si le système utilisé par votre entreprise doit être remplacé :

Vous consacrez plus de temps et d’argent à modifier la configuration et la ou les personnalisations de l’ERP pour s’adapter aux changements de vos processus métier: Un signe certain que le système ERP a dépassé sa date de péremption est si vous constatez une augmentation du temps et de l’argent que les départements consacrent à la modification de la configuration ou des personnalisations de la solution ERP pour qu’elle reflète les changements dans vos processus métier. De plus, cela augmente souvent les dépenses des fournisseurs car les représentants du service des fournisseurs sont appelés pour aider les employés à ajuster la solution ERP.
Vous constatez que les intégrations de données sont de plus en plus complexes : À mesure que les utilisateurs professionnels déploient de nouvelles technologies pour améliorer les flux de travail, l’intégration des données peut s’avérer coûteuse en termes de temps et d’argent. Les ERP hérités manquent de technologies d’intégration plus récentes, telles que les API qui simplifient les flux de données. Par conséquent, vous constaterez peut-être une augmentation des projets d’intégration, car les propriétaires de processus métier ont besoin de solutions de contournement pour faire fonctionner leurs applications avec l’ERP.
Les employés sont mécontents du système ERP : Les anciens systèmes ERP ont tendance à avoir des formulaires complexes avec plusieurs champs, de sorte que les employés ont du mal à accomplir des tâches de routine comme remplir des feuilles de temps et soumettre des notes de frais. Si vous ne savez pas ce que les employés pensent de l’utilisation du système ERP, c’est une bonne idée d’interroger les utilisateurs. S’il y a un degré élevé d’insatisfaction, c’est un signe qu’il est peut-être temps de mettre à niveau le système ERP.

Chacun de ces signes est une raison suffisante pour envisager une mise à niveau. Cependant, faire appel à des consultants pour rendre l’ERP conforme aux modifications des processus métier peut rapidement devenir coûteux et prendre du temps – et les coûts liés à la création d’intégrations et de solutions de contournement sont élevés.

Les sources d’insatisfaction des employés doivent être traitées comme un problème de rétention et aussi comme un moyen de libérer du temps pour des tâches plus stratégiques.

Vers une stratégie ERP composable

En 2020, Gartner a inventé le terme «ERP composable» pour décrire une approche ERP qui intègre agilité et flexibilité en intégrant de multiples applications et plateformes. Gartner décrit le concept comme une stratégie moderne qui permet aux entreprises de taille moyenne de s’adapter rapidement lorsque les marchés sont perturbés et de se préparer à la croissance, en trouvant un équilibre entre la flexibilité et un système plus « monolithique ».

Du point de vue du CIO/CTO, la question de la plate-forme est importante car les leaders technologiques souhaitent minimiser les contraintes logicielles d’entreprise sur leur propre feuille de route numérique. Malheureusement, un système ERP composable où toutes les applications métier sont plug-and-play avec des intégrations se déroulant de manière transparente dans le cloud n’existe pas encore car il n’existe pas de norme commune pour la communication des applications.

Un système ERP avec une infrastructure pouvant fonctionner dans le cloud

Selon le Bureau d’études du Groupe Tambelliniil existe quelques systèmes ERP avec une infrastructure conçue spécifiquement pour fonctionner dans le cloud. Les systèmes ERP basés sur le cloud qui simplifient l’intégration de solutions ponctuelles (comme la finance, la gestion des talents, etc.) se rapprochent le plus de l’idée d’ERP composable.

Les tendances technologiques sont souvent cycliques, et l’ERP composable représente le découplage ultime des applications métier, la prochaine étape du cycle après que les ERP hérités ont créé une solution de méga-suite pour remplacer les solutions ponctuelles à l’ancienne comme les systèmes de comptes fournisseurs et de comptes clients.

Le cloud permet aux organisations de choisir les meilleures solutions ponctuelles tout en laissant la responsabilité aux fournisseurs de gérer l’intégration dans le cloud. C’est une proposition attrayante pour les DSI et les CTO.

Ce que les leaders technologiques devraient rechercher dans une mise à niveau ERP

L’espace ERP est en pleine mutation, mais si vous êtes à la recherche d’une mise à niveau ERP, gardez à l’esprit qu’une plate-forme moderne basée sur le cloud qui ne vous oblige pas à accéder aux services des fournisseurs lorsque vous devez personnaliser les flux de travail vous fera gagner du temps. et argent. De plus, les solutions sans code et à faible code sont idéales, et les fournisseurs doivent être disposés à vous permettre de tester leurs fonctionnalités.

Questions à poser aux vendeurs potentiels

Demandez également aux fournisseurs potentiels quelle est leur feuille de route et leur vision du produit. Il est essentiel d’avoir une lecture précise de la façon dont ils envisagent l’avenir en termes d’interaction avec les logiciels. De plus, il est essentiel de s’assurer qu’ils ont une idée claire de l’évolution du marché et une bonne lecture de votre secteur vertical (c’est-à-dire quelles applications commerciales vous utilisez) et des besoins associés des clients.

Passer les prétendants au cloud

Soyez également à l’affût des « prétendants au cloud », qui sont des fournisseurs de solutions qui affirment que leur produit est basé sur le cloud alors qu’il ne s’agit en fait que d’une solution d’hébergement. Très peu de solutions ERP sont conçues à partir de zéro pour fonctionner dans le cloud, mais beaucoup affirment qu’elles peuvent facilement déplacer les processus client vers le cloud lorsqu’elles décrivent en fait l’hébergement plutôt que le véritable fonctionnement du cloud.

Comment augmenterez-vous votre productivité globale ?

Enfin, assurez-vous que la solution ERP potentielle améliore la satisfaction et la productivité des utilisateurs. Par exemple, dans un cas d’utilisation réel, une municipalité comptant environ 55 000 employés a utilisé une solution ERP basée sur le cloud pour automatiser les soumissions de feuilles de temps, faisant gagner à chaque utilisateur 10 minutes par semaine. Cela s’est traduit par des millions de gains de productivité.

Conclusion

De nombreux exemples montrent les avantages du remplacement de l’ancien système avec lequel vous travaillez actuellement, qui vous apportera un énorme potentiel d’économies grâce à la satisfaction des consommateurs et des employés et à la productivité globale.

Réaliser le vaste potentiel d’économies qu’un ERP moderne conçu pour le cloud peut offrir est une possibilité passionnante à la portée d’une entreprise. Avec le bon système, vous pouvez améliorer l’expérience des employés, réduire la dépendance aux consultants des fournisseurs et réduire la demande de projets d’intégration, tout cela en même temps.

Donc, si vous envisagez de remplacer votre ancien système ERP, gardez ces possibilités à l’esprit.

Crédit d’image : par Ivan Cujic ; Pexel ; Merci!