Comment une solution de signature électronique peut-elle vous faire économiser de l’argent ?

Le logiciel de signature électronique ou esignature est l’une des tendances les plus efficaces à l’heure actuelle. Les signatures numériques sont dotées de multiples fonctionnalités qui bénéficient de mesures de réduction des coûts. Les personnes/organisations et les gouvernements intègrent le logiciel de signature électronique à leur système existant. Cela leur profite en termes d’économies sur les frais administratifs et administratifs.

Lorsque les États-Unis ont adopté l’Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN) en 2000, ce fut une étape notable qui a stimulé l’utilisation des signatures électroniques et les gens étaient plus enthousiastes, assurés de la sécurité et de la légalité de cette solution.

Qu’est-ce qu’une signature électronique ?

Une signature électronique, également connue sous le nom de signature électronique, est une référence à des informations dans un format électronique. Il est lié à d’autres informations sous forme électronique, que l’utilisateur suit pour signer le document. La signature électronique a le même statut juridique qu’une signature manuscrite. De plus, il se conforme également aux spécifications du règlement particulier.

Juste pour votre note, les signatures électroniques ne sont pas les mêmes que les signatures numériques. Le but des signatures électroniques est d’authentifier instantanément un document à l’aide d’un identifiant qui n’a pas besoin de papier ni de stylo. Les documents signés numériquement sont largement utilisés dans les affaires privées et juridiques pour les transactions commerciales. Ils sont également utilisés dans le cadre de documents officiels du gouvernement.

Les signatures électroniques sont-elles légales ?

En un mot oui. Les signatures électroniques offrent la même valeur juridique, voire plus, que les signatures traditionnelles. Divers pays ont légalisé les signatures électroniques en vertu de leur loi de 2000 sur les communications électroniques et du règlement de 2002 sur les signatures électroniques.

Depuis l’an 2000, l’Irlande avait également une reconnaissance légale des signatures électroniques en vertu de la loi sur le commerce électronique. Ce règlement eIDAS (signature électronique, authentification et services de confiance) est une loi de l’UE qui régit l’identification électronique, qui comprend les signatures électroniques et les applications de signature numérique telles que DocuSign eSignature, qui est conforme à eIDAS.

Au Royaume-Uni, le règlement eIDAS a adopté une loi en vertu de la législation intitulée ; « Règlement de 2016 sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques (2016 n° 696) et article 7 de la loi de 2000 sur les communications électroniques. Il existe une poignée d’exemples où les signatures électroniques ne sont pas conformes aux spécifications légales. Le HM Land Registry (HMLR) a commencé à accepter les documents signés numériquement.

Quels sont les avantages des signatures électroniques ?

Alors que les entreprises continuent de se tourner vers la transformation numérique et l’automatisation, les signatures électroniques sont désormais un outil commercial essentiel et une alternative appropriée aux signatures humides. Voici quelques-uns des avantages qu’offrent les signatures électroniques :

Passez au sans papier: réduire l’utilisation du papier La signature électronique peut réduire le papier nécessaire et aidera les entreprises dans leur quête d’élimination du papier.
Flexibilités élevées : Vous pouvez signer de n’importe où, ce qui simplifie les affaires depuis une zone éloignée ou même en déplacement.
Réduction des coûts: les signatures électroniques peuvent aider les organisations à économiser de l’argent. Ils améliorent les flux de travail pour réduire le temps et améliorer l’efficacité. Cela réduit l’impression, l’affranchissement et le stockage pour le classement.
Les risques et les erreurs sont réduits Des techniques numériques avancées sécurisées et authentifiées réduisent les risques. Le pré-remplissage des formulaires élimine les erreurs humaines. Les signatures électroniques aident également à fournir une piste d’audit pour garantir la conformité.
Efficacité améliorée : Le processus d’approbation est automatisé, ce qui permet aux propriétaires de documents de voir facilement qui a signé le document et quand, et un processus efficace augmente la productivité des employés. Les logiciels de signature électronique sont généralement accompagnés d’un tableau de bord en ligne. Il vous permet d’identifier les documents en attente d’approbation. Il en résulte une accélération du processus qui aurait pu auparavant prendre des mois. Le logiciel enregistre également les documents signés, ce qui facilite leur recherche.
Meilleure expérience utilisateur : Signer un document à l’aide d’un logiciel capable de signer électroniquement des documents est simple et rapide. Il offre une meilleure expérience pour les employés et les clients. Les utilisateurs peuvent également intégrer des signatures électroniques dans leurs systèmes.

Les caractéristiques suivantes de l’aide à la signature électronique dans une mesure de réduction des coûts

Les avantages économiques des solutions de signature numérique sont l’un des principaux facteurs de leur popularité. Les entreprises et les organismes gouvernementaux peuvent utiliser les solutions de signature électronique de plusieurs façons pour réduire les coûts. Voici comment les signatures électroniques peuvent fonctionner comme une ressource économique pour votre entreprise :

Économise de l’argent et du temps

L’un des avantages de la solution de signature électronique qui aide à la numérisation du processus d’approbation. Dès la création du document pour le partager avec les signataires concernés pour leurs signatures. Cela se fait via des sources en ligne. Cela permet de gagner du temps et de réduire les formalités administratives fastidieuses. De plus, cela permet d’économiser le coût de l’impression, de la numérisation et de la télécopie du document à plusieurs parties. Les solutions de signature électronique acceptent l’authentification numérique des documents/fichiers/contrats. Les documents peuvent également être sur le cloud pour une meilleure sécurité.

De meilleures opportunités pour le commerce extérieur

Effectuer des échanges commerciaux à l’étranger exige des documents cruciaux et l’attribution du contrat et d’autres documents en personne. Cela garantit l’authenticité du document signé pour les deux parties. Cependant, il n’est pas toujours possible d’être présent à chaque procédure de signature de contrat. Ensuite, le contrat peut être partagé avec les parties concernées par courrier. Les solutions de signature électronique permettent à chaque partie concernée d’accomplir son devoir/signature dans n’importe quelle partie du monde en temps réel. Ici aussi, la transparence reste intacte.

Pas de pénalités

Lors de l’exécution manuelle d’un travail, certains documents ou contenus peuvent être omis, ce qui entraîne l’annulation du document/contrat. Cela signifie une perte de temps, d’argent et de recommencer tout le processus.

Depuis l’étape initiale, les signatures numériques gardent une trace de l’ensemble du document. Cela réduit les risques de pénalités indésirables pour les écarts de contrat.

La réduction des erreurs équivaut à des économies plus importantes

L’absence d’erreurs est l’un des moyens de réduire les coûts. Une intervention humaine limitée pour effectuer des tâches réduit les risques d’erreurs. Des erreurs dans le document ou la signature peuvent entraîner des retards et des inconvénients. Dans le cas des questions liées à la santé et aux finances, même une petite journée peut coûter cher. De plus, ce qui compte autant que la précision, c’est le temps. Les erreurs fatales exigent le rétablissement de l’ensemble du processus, ce qui fait perdre du temps.

Les solutions de signature électronique permettent aux utilisateurs de contrôler le processus d’approbation et de signature. La détection des erreurs dans les documents numériques est également facile.

Économies sur les coûts d’approvisionnement en matériaux physiques

La création de documents sur papier ou sur d’autres supports à signer est exhaustive. Si vous avez déployé un logiciel de signature électronique, vous n’avez pas besoin de papiers, de colis de messagerie ou de tout autre matériel de signature.

Des versements plus rapides

Le délai d’exécution plus rapide de l’accord est un autre avantage du logiciel de signature. Une exécution plus rapide des accords permet des paiements plus rapides.

Sécurité des informations

Les instruments de sécurité de la signature électronique sont l’une des caractéristiques essentielles de la solution. La sécurité entraîne également des économies pour les organisations. Ces logiciels stockent généralement toutes les données en toute sécurité sur l’espace de stockage en nuage.

Rentabilité basée sur la productivité

Les signatures électroniques peuvent également aider à augmenter la productivité de l’organisation. Une organisation productive peut gagner plus de profit, avec des solutions de signature électronique en offrant une meilleure expérience client.

Conclusion

Les solutions de signature électronique sont certainement l’un des moyens efficaces de réduire les coûts. Pour surmonter les obstacles traditionnels dans cet environnement hautement concurrentiel, les entreprises ont commencé à se mettre à niveau vers le numérique. Presque toutes les organisations peuvent trouver cela bénéfique pour toutes les raisons mentionnées ci-dessus et plus encore. À plus long terme, le logiciel de signature numérique peut s’avérer non seulement économique, mais également productif et bénéfique.

Le déploiement d’une solution de signature électronique peut ne pas produire de résultats immédiats en termes d’économies de coûts opérationnels. Mais cela simplifiera les procédures de travail complexes et traditionnelles en les numérisant.