Comment tirer le meilleur parti d’une conférence virtuelle

Au cours des dernières années, les professionnels d’un large éventail d’industries ont été contraints de s’habituer à la participation à des conférences virtuelles. Vous n’aurez peut-être pas la même sensation d’une conférence virtuelle qu’une conférence en personne. Cependant, ces événements numériques sont extrêmement précieux – si vous savez comment les exploiter pour tout ce qu’ils valent.

Alors, quelle est la meilleure façon de tirer le meilleur parti d’une conférence virtuelle ?

L’état moderne des conférences virtuelles

Les conférences virtuelles ont naturellement gagné en popularité. Le facteur évident ici est la pandémie de Covid-19, qui a obligé les entreprises du monde entier à fonctionner à distance, même si elles étaient auparavant habituées à faire des affaires exclusivement en personne.

Mais il faut aussi comprendre que la technologie de la visioconférence a considérablement évolué ces dernières années, la rendant beaucoup plus efficace et accessible au grand public. En conséquence, les gens en sont venus à comprendre les avantages dont les conférences ont commencé à les adopter.

Aujourd’hui, de nombreuses organisations hébergent conférences virtuelles et en personne. Cependant, les conférences en personne ne deviendront jamais obsolètes puisque certaines personnes auront toujours des valeurs traditionnelles qui favorisent la communication en face à face.

Mais un nombre croissant de professionnels préfèrent activement les conférences virtuelles pour de nombreuses raisons – et cette vague de demande va probablement perpétuer les conférences virtuelles indéfiniment.

Les avantages des conférences virtuelles

Les conférences virtuelles présentent un certain nombre d’avantages par rapport à leurs homologues en personne. Ceux-ci inclus:

1. Économies de coûts.

Les conférences virtuelles ont le potentiel d’économiser de l’argent pour toutes les personnes impliquées. Les hôtes de la conférence n’ont pas à dépenser d’argent pour un lieu gigantesque, et les participants n’ont pas à dépenser d’argent pour les voyages ou l’hébergement local. Bien sûr, il y a encore plusieurs coûts liés à l’hébergement d’une conférence, et vous devrez probablement encore payer pour assister à une conférence virtuelle, mais ces coûts sont minimes par rapport à l’alternative.

2. Evitement des voyages.

Certains professionnels redoutent d’aller à des conférences simplement parce qu’ils n’aiment pas voyager. La douleur d’attendre en ligne à l’aéroport, de marchander avec le personnel de l’hôtel et de trouver un parking à la conférence peut vous épuiser, faisant de la participation à la conférence une expérience douloureuse. Mais avec une conférence virtuelle, vous pouvez littéralement assister en pyjama dans votre salon.

3. Flexibilité de présence.

Les conférences traditionnelles vous obligent à réorganiser complètement votre emploi du temps afin d’y assister. Vous devez réserver au moins plusieurs heures de votre temps, et généralement plusieurs jours, pour vous assurer d’avoir une chance d’assister à l’atelier que vous attendez avec impatience. Mais avec une conférence virtuelle, vous avez beaucoup plus de flexibilité quant au moment et à la façon dont vous y assistez. Tant que vous disposez d’un appareil avec une connexion Internet, vous pouvez participer ; cela signifie que vous n’avez pas à sacrifier l’une de vos autres priorités juste pour le plaisir d’y assister.

4. Contrôle environnemental.

De nombreux professionnels aiment être à l’aise dans leur propre environnement, et si vous assistez à une conférence virtuelle, vous gardez un contrôle total. Vous pouvez porter ce que vous voulez, vous asseoir sur vos meubles préférés et ajuster le thermostat pour régler la température idéale. Cependant, vous serez à la merci des organisateurs d’événements lors d’une conférence traditionnelle.

5. Interruptions de travail minimales.

Assister à des conférences signifie parfois mettre temporairement son travail de côté, prendre des pseudo-vacances et laisser ses tâches s’accumuler pendant son absence. Mais lorsque vous assistez à une conférence virtuelle, vous n’aurez pas à faire une période de changement aussi drastique ; en fait, vous pouvez probablement assommer une partie de votre travail, répondre à des e-mails et assister à d’autres réunions pendant que la conférence se déroule devant vous. Les conférences virtuelles sont donc beaucoup moins perturbatrices.

Tirer le meilleur parti d’une conférence virtuelle

Quelles mesures pouvez-vous prendre pour tirer le meilleur parti d’une conférence virtuelle ?

Faites un travail de préparation.

Faites toujours votre travail de préparation avant d’y assister. Lorsque vous assistez à une conférence traditionnelle, vous devrez rechercher le lieu, les entreprises locales, l’hébergement, etc. vous serez obligé de comprendre l’environnement avant d’intervenir. Mais il est facile de sous-estimer à quel point il est utile de faire un travail de préparation pour une conférence virtuelle. Une meilleure compréhension des personnes qui parlent, de la séquence des événements et des objectifs ultimes de la conférence vous aidera à en tirer le meilleur parti.

Fixer des objectifs.

Qu’est-ce que cela signifie de « tirer le meilleur parti d’une conférence », de toute façon ? C’est une phrase vague pour une raison; c’est parce que tous ceux qui assistent à une conférence auront un ensemble d’objectifs différents. Il n’y a pas de bons ou de mauvais objectifs ici. Ce qui est important, c’est que vous soyez conscient de vos objectifs et que vous soyez motivé pour les atteindre. Assurez-vous de clarifier vos attentes et vos objectifs avant de vous présenter.

Habille toi bien.

Ce n’est pas parce que l’événement se déroule dans l’espace numérique que vous ne devez pas vous déguiser. Il est possible de porter un pyjama ou un pantalon de survêtement, surtout si vous n’allez pas être filmé, mais vous déguiser vous aidera à prendre l’événement plus au sérieux. Si vous êtes filmé, cela laissera une bien meilleure impression sur les personnes que vous rencontrerez.

Préparez la technologie.

Quelques heures avant le début de la conférence, prenez un moment pour préparer votre technologie. Assurez-vous que votre ordinateur ou appareil mobile fonctionne correctement, téléchargez le logiciel nécessaire pour diffuser le contenu et exécutez un test rapide pour vous assurer que tout fonctionne comme prévu. De cette façon, vous n’aurez pas à vous démener à la dernière minute pour essayer de comprendre pourquoi vous ne pouvez pas vous connecter. C’est également une excellente occasion de procéder à une brève évaluation de la cybersécurité, de réduire vos vulnérabilités et d’assurer la sécurité de votre entreprise.

Sortez avant et après l’événement principal.

Les conférences virtuelles, comme les conférences traditionnelles, ont généralement un peu de temps avant et après l’événement pour que les professionnels puissent se rencontrer et apprendre à se connaître. Profitez de ce temps si vous en avez. Quel que soit votre secteur d’activité, le réseautage et la rencontre de professionnels partageant les mêmes idées peuvent être précieux.

Soyez actif sur les réseaux sociaux.

Publiez votre présence sur les réseaux sociaux. C’est un excellent moyen d’augmenter la visibilité de l’événement, de se connecter avec d’autres personnes présentes et de découvrir d’autres choses qui se passent lors de cet événement.

Privilégiez les séminaires les plus critiques.

Recherchez les séminaires et ateliers les plus utiles pour vous et faites-en votre priorité absolue.

Évitez le multitâche.

Étant donné que les conférences virtuelles peuvent être diffusées en continu de manière passive, il est tentant d’effectuer plusieurs tâches pendant que la vidéo et l’audio sont en cours d’exécution. Mais le multitâche n’est pas particulièrement efficace ; cela peut jouer contre vous. Au lieu de cela, concentrez votre attention sur l’événement autant que possible.

Coupez votre micro.

C’est une bonne pratique pour tout type de réunion virtuelle : coupez le son de votre micro lorsque vous ne parlez pas. Espérons que les orateurs auront le bon sens de couper le son de tous les autres lorsqu’ils s’adressent au public. Pourtant, cela ne fait pas de mal d’avoir une couche de sécurité supplémentaire pour préserver l’intégrité du flux audio.

Fournir une réponse.

Assurez-vous de fournir des commentaires aux organisateurs après l’événement. Les organisateurs d’événements prennent généralement les commentaires au sérieux et seront prêts à intégrer vos suggestions dans la prochaine itération de cette conférence.

Documentez vos meilleurs plats à emporter.

Lorsque l’événement est terminé, documentez certains de vos meilleurs plats à emporter, prenez des notes et organisez-les dans un document cohérent qui énonce tout ce que vous avez retiré de cet événement.

Suivre

Que vous souhaitiez générer des prospects ou simplement établir de meilleures relations avec des professionnels de votre secteur, il est essentiel de faire un suivi auprès des personnes que vous rencontrez pendant la conférence. Cela n’a pas besoin d’être long, ni d’être un échange intensif ; tout ce qui compte, c’est que vous restiez en tête.

Chaque conférence virtuelle sera configurée de manière unique. Par conséquent, vous ne pouvez pas obtenir la valeur totale de ces stratégies dans chaque conférence virtuelle à laquelle vous assistez. Cependant, si vous avez la mentalité d’essayer de maximiser la valeur d’une conférence donnée, vous pouvez ajuster votre approche en fonction des conditions. Ensuite, avec la pratique, vous deviendrez un bien meilleur participant à la conférence.

Crédit image : Pexels ; Merci!