Quel système de gestion de projet vous conviendrait ?

Être dépendant, voire accro à sa liste de tâches peut être source de stress et de frustration. Mieux vaut donc trouver la meilleure méthodologie de gestion de projet pour que celle-ci convienne à votre propre organisation et pour qu’elle transforme la charge mentale en motivation !

La méthode Kanban

Il s’agit d’une méthode dite agile et qui fonctionne sous forme de tableaux et de cartes. Les colonnes du tableau peuvent être organisées selon les priorités ou de l’état d’avancement des projets tandis que les cartes sont déplacées avec un simple glisser-déposer pour changer le statut d’une tâche.

L’avantage est de pouvoir segmenter le projet et de répartir les différentes missions dans des colonnes spécifiques : « À faire », « En cours » ou « Réalisé », par exemple. Autrefois, on collait des Post-it sur les murs ou des tableaux Velleda, aujourd’hui tout se fait en version numérique.

La to-do list

C’est un outil de gestion des tâches classique mais pas moins performant. Répertorier les actions à faire puis les lister offre la possibilité d’obtenir une vue d’ensemble de ce que nous avons à faire. Il est aussi possible d’imbriquer les tâches pour les regrouper et les accomplir progressivement. Attention toutefois à garder une place pour d’éventuels imprévus selon la nature de votre profession.

Cette organisation aide à augmenter la productivité et s’adapte à tous les secteurs d’activité (ou presque). Certains logiciels permettent même de créer des tags pour catégoriser par « famille de tâche » ou par client !

Le calendrier

Voilà une méthodologie qui s’adresse autant à la « team digitale » qu’à la « team papier ». Le fonctionnement via agenda s’articule essentiellement autour de blocs de temps pour se concentrer sur un panel de tâches ou un projet. Il permet aussi de s’organiser en fonction des tâches récurrentes et des rendez-vous planifiés.

L’inconvénient ? Le calendrier donne une vision moins chronologique de l’avancée des projets mais il peut être couplé avec d’autres solutions logiciels si nécessaire.

Le diagramme de Gantt

Sous forme de barres horizontales qui peuvent se superposer ou non, le diagramme de Gantt est tout à fait adapté aux projets à moyen ou long terme. Son atout consiste à décomposer les différentes phases d’un projet dans le temps et à mieux appréhender le temps nécessaire pour finaliser la mission.

C’est un bon moyen de jalonner les interventions et de les juxtaposer si certaines d’entre elles sont corrélées ou peuvent être réalisées en parallèle.

Des critères qui doivent entrer dans votre sélection

Pour organiser votre travail au quotidien, vous pouvez parcourir le Web à la recherche de l’outil idéal qui accompagnera chaque phase stratégique du développement de votre activité. Mais, heureusement pour vous, certains sites spécialisés se chargent de centraliser au même endroit les meilleures solutions, comme c’est le cas de cet article qui liste les principaux outils du marché.

Voici quelques idées de fonctionnalités à analyser :

la gratuité ou le montant des offres premium ;
la possibilité de collaborer avec d’autres personnes. Certains outils sont pensés pour faciliter les échanges (commentaires, partage des tâches, envoi de notifications…) tandis que d’autres sont davantage réservés à une utilisation en solo ;
la synchronisation : si vous êtes adepte du télétravail ou des déplacements, un logiciel qui répercute les actions sur ordinateur, tablette et smartphone sera plus approprié ;
la possibilité de transformer les emails en tâches pour gagner du temps ;
une saisie du temps intégrée pour celles et ceux qui aiment fonctionner avec des blocs chronométrés pour gérer leur productivité et leurs pauses (on pense notamment à la méthode Pomodoro).

N’oubliez pas que le choix de votre futur logiciel de gestion de projet doit être cohérent avec vos besoins réels et la configuration de votre entreprise !