Comment choisir le bon outil de gestion de projet

Les services informatiques ont été les premiers à les adopter, mais les logiciels de gestion de projet deviennent désormais un outil incontournable dans toutes sortes de disciplines. À mesure que la complexité des initiatives augmente, le besoin de collaboration et d’interdépendance entre les services internes d’une entreprise augmente également. Une coordination solide et des transferts en douceur des pièces mobiles d’un projet sont également essentiels entre les organisations et leurs fournisseurs.

Qu’une entreprise développe un site Web de pointe ou construise une nouvelle installation, les innombrables éléments d’un projet doivent être réunis. Les outils de gestion de projet fournissent des méthodes centralisées d’attribution des tâches, de suivi des progrès, de définition des objectifs et des délais et de communication entre les équipes. Bien que la plupart des applications partagent certaines caractéristiques et fonctionnalités de base, celles-ci peuvent également varier considérablement d’une solution à l’autre.

Savoir ce dont votre entreprise a besoin pour tirer parti d’un outil de gestion de projet est la première étape vers le choix du bon. Cependant, d’autres considérations et scénarios peuvent influencer votre décision. Cet article explique comment déterminer quelle solution de gestion de projet convient le mieux à votre équipe.

Priorisez vos points douloureux

Votre entreprise ne serait pas à la recherche d’une solution de gestion de projet s’il n’y avait pas de problèmes sous-jacents. Par exemple, les employés peuvent suggérer que les réunions ont besoin de plus de structure et qu’il devrait y avoir une plus grande responsabilité pour les mesures à prendre. Peut-être que la communication entre les membres du personnel et les départements n’est pas aussi fluide qu’elle devrait l’être. Les affectations sont abandonnées et certaines personnes de l’équipe semblent prendre le relais plus que d’autres.

Pour affiner ce dont vous avez besoin d’une application, dressez une liste des obstacles auxquels vous êtes confrontés lors de l’exécution d’un projet. En faisant correspondre ces besoins avec les caractéristiques d’un outil de gestion de projet, vous pouvez ensuite hiérarchiser votre liste. Par exemple, disons que vous déterminez que des charges de travail inégales et une mauvaise coordination sont les causes profondes des délais non respectés. Ensuite, des fonctionnalités telles que des vues personnalisées et des transferts d’affectations automatisés se déplaceront en haut de votre liste.

Lorsque vous alignez les fonctionnalités d’une application sur vos points faibles, demandez aux parties prenantes si elles pensent que ces fonctionnalités sont des solutions réelles. Par exemple, un outil peut avoir une interface attrayante mais peut ne pas fournir un aperçu utile de la chronologie ou de l’avancement d’un projet. Si le suivi de la situation de chacun avec ses tâches pose problème, les journaux d’activité et les mises à jour de statut automatisées s’avéreront plus utiles.

Déterminer le champ d’utilisation

Une petite entreprise avec une équipe de cinq employés peut ne pas avoir besoin de partager des informations sur le projet avec des fournisseurs externes. Mais une entreprise de taille moyenne ou une grande entreprise peut souhaiter échanger des données, partager des calendriers de projet et coordonner des tâches avec des tiers. Sans un outil standard à utiliser, les délais et autres informations vitales pourraient facilement passer entre les mailles du filet.

Alors que certaines solutions de gestion de projet sont installées localement, d’autres sont basées sur le cloud. Les applications locales peuvent bien fonctionner pour les organisations qui n’ont pas besoin de partager des données de projet avec des fournisseurs externes. Ces applications permettront aux équipes internes d’accéder aux informations du projet tant qu’elles utilisent des appareils fournis par l’entreprise sur votre réseau. Cela peut être la meilleure solution si seules les équipes internes seront le seul pont pratique pour le moment et dans un avenir prévisible.

Mais les solutions basées sur le cloud seront plus évolutives et pratiques si des employés distants ou des tiers ont besoin d’un accès en dehors de votre réseau. Vous pouvez toujours contrôler qui peut afficher et modifier les données, parfois plus efficacement qu’avec des applications locales. Vous préparerez également le terrain pour accueillir la croissance future de l’équipe et la collaboration avec des entrepreneurs indépendants et des travailleurs à distance.

Évaluer les courbes d’apprentissage potentielles

Investir dans une application de gestion de projet évolutive et dotée de fonctionnalités pour résoudre vos problèmes est une chose. Mais c’est un jeu de balle complètement différent lorsqu’il s’agit d’amener votre équipe à utiliser l’outil que vous avez fourni. L’achat d’une solution de gestion de projet difficile à comprendre est parfois pire que de ne pas en avoir du tout.

Au cours du processus de sélection et d’évaluation, demandez aux employés d’essayer les outils qui figurent sur votre liste restreinte. De nombreux développeurs d’applications de gestion de projet proposent des essais ou des démos gratuits afin que vous puissiez expérimenter. Demandez à l’équipe de parcourir l’interface et de tester les fonctionnalités avec un projet factice. Si la période de démonstration ou d’essai est suffisamment longue, chargez un projet réel dans l’outil et voyez s’il fonctionne bien.

À la fin de la phase d’essai, recueillez les commentaires de l’équipe à combiner avec vos propres observations. Demandez si les caractéristiques et les fonctionnalités de l’outil ont bien fonctionné. L’interface était-elle facile à utiliser et à comprendre ? Déterminez si les fonctionnalités résolvent réellement les problèmes que vous avez identifiés. Dressez la liste des lacunes ou des difficultés qui sont apparues au cours de l’essai et voyez si l’équipe pense qu’une formation approfondie sera nécessaire.

Considérez les capacités d’intégration et de flux de travail

Les outils de gestion de projet sont rarement limités à des capacités autonomes ou autonomes. Bon nombre de ces applications peuvent s’intégrer à d’autres logiciels que votre entreprise peut utiliser. Par exemple, un outil peut avoir une API compatible avec votre logiciel de gestion de la relation client ou de messagerie instantanée. Des capacités d’intégration comme celles-ci peuvent synchroniser les efforts de votre équipe sur plusieurs applications, ce qui leur évite d’avoir à basculer entre elles.

Vos employés apprécieront également un outil qui prend en charge leur méthodes de workflow et processus. Par exemple, une équipe de développement de logiciels habituée à travailler en sprints a besoin de capacités d’affectation qui décomposent les tâches plus importantes en sous-tâches. De même, un groupe qui préfère planifier via des repères visuels aura besoin de capacités qui simulent des tableaux Kanban ou des diagrammes de Gantt.

Étant donné que l’introduction d’une autre application oblige les employés à changer de vitesse, les capacités d’intégration et de flux de travail qui prennent en charge les processus existants peuvent diminuer la résistance. En conséquence, l’équipe aura plus de facilité à s’acclimater à l’outil et à réaliser ses avantages. Et le leadership n’aura pas autant de mal à convaincre les troupes de la nécessité d’utiliser un outil de gestion de projet.

Choisir le bon outil

Parce qu’il y a tellement d’options, choisir le bon logiciel de gestion de projet pour votre entreprise peut sembler écrasant. Il est difficile de savoir par où commencer et de se laisser facilement distraire par une liste de promesses et de revendications de fonctionnalités. C’est pourquoi il est préférable de commencer avec une liste interne basée sur les obstacles que votre équipe voit. Qu’il s’agisse d’une définition peu claire des rôles ou d’une difficulté à savoir où en sont les affectations, déterminez quels points de douleur sont les plus problématiques.

Une fois que vous avez identifié pourquoi votre entreprise a besoin d’un outil de gestion de projet, vous pouvez commencer à trouver le bon. Faire correspondre les fonctionnalités disponibles à votre « pourquoi » est un bon début, mais vous devez également déterminer qui utilisera l’outil. À partir de là, l’évaluation de la facilité d’utilisation et de l’ajustement réduira votre liste restreinte au candidat gagnant.

Enfin, votre entreprise obtiendra la solution dont elle a besoin pour améliorer considérablement l’exécution du projet.

Crédit d’image : Guillaume Fortunato ; Pexel ; Merci!