Réunions à prévoir, rendez-vous en commun, projets à effectuer en groupe…, les tâches en entreprise sont multiples et l’organisation s’avère essentielle pour les mener à bien sans encombre. En gestion de projet, l’agenda partagé demeure un outil intéressant pour la bonne organisation d’un service. Mais quel est réellement son intérêt ?
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Les calendriers partagés permettent à chaque membre d’une équipe un accès au planning de tous. Dès qu’un ajout ou une modification est programmé, une mise à jour de l’agenda en temps réel s’opère. Un collaborateur peut facilement s’organiser en fonction du calendrier des autres membres de son service.
À quoi sert un agenda partagé ?
L’organisation à plusieurs peut rapidement s’avérer un vrai casse-tête surtout si les salariés d’une même équipe ne se situent pas physiquement au même endroit. Certains employés peuvent, en effet, se déplacer sur des courtes périodes ou pendant quelques jours, mais aussi pratiquer le télétravail. Ces nouveaux principes organisationnels font que leur présence sur le lieu de travail s’amoindrit. L’agenda partagé gratuit ou payant fait partie des outils de collaboration en ligne incontournables offrant la possibilité de réunir des équipes, parfois dispersées, en un planning commun. Cette accessibilité directe et sur n’importe quel appareil amène son utilisateur à visualiser instantanément le calendrier en ligne de l’équipe pour pouvoir s’organiser facilement quel que soit l’endroit où il se trouve.
Avec un agenda partagé, un salarié a la possibilité de :
planifier des missions ;
fixer les étapes et les échéances des projets de l’équipe ;
ajouter des tâches si besoin ;
visualiser les plages horaires disponibles pour prévoir des réunions ou des événements.
Quels sont les avantages d’un calendrier partagé ?
Un calendrier partagé gratuit ou payant a pour avantage principal de contribuer au pilotage efficace de projets. Il permet, de la sorte, au salarié de maximiser son temps et engendre une plus grande productivité au sein de l’entreprise. La possibilité de discerner en un clin d’œil l’ensemble des missions de l’équipe sur le court terme facilite la compréhension des opérations menées. Enfin, la possibilité de revenir sur l’organisation de projets antérieurs de s’y calquer engendre un gain de temps non négligeable.
Quelles sont les principales fonctionnalités d’un agenda partagé ?
Un planning en ligne partagé gratuit ou payant possède une multitude d’outils de collaboration. En effet, le principe de collaboration est primordial dans une équipe et un agenda partagé est un excellent instrument qui améliore sa cohésion.
Les calendriers partagés en ligne offrent de nombreuses possibilités de communication à ses utilisateurs : messagerie instantanée, outil de collaboration d’équipe (sorte de « réseau social » interne), intégration de la boîte mail des salariés, vidéoconférence, partage de documents, espaces de travail dédiés à chaque projet…
L’offre étendue des fonctionnalités présentes dans un agenda partagé amène une gestion plus précise des projets, une structure parfaite des tâches à accomplir pour piloter avec une certaine flexibilité et une grande fluidité chaque mission !
Article réalisé en partenariat avec Bitrix24
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