3 astuces pour gérer avec succès le travail à distance dans une startup

En raison de la pandémie mondiale, la plupart des entreprises ont été contraintes de passer au travail à distance et à des stratégies de productivité alternatives. Cependant, certains pays étaient déjà en train d’adopter des stratégies de travail à distance au moins une décennie avant que le COVID-19 ne soit dans l’esprit de quiconque. Par exemple, 15 % de la main-d’œuvre de l’Union européenne fonctionnait via le travail à distance avant le changement significatif de 2020.

Même si de nombreuses entreprises européennes avaient déjà une certaine expérience du travail à distance, il n’en restait pas moins que la plupart des entreprises, tant en Europe que dans le monde, étaient confrontées à de sérieuses difficultés pour organiser des stratégies de travail à distance efficaces.

Tout changement important dans les opérations quotidiennes présentera naturellement des défis inattendus, mais cela a été aggravé parce que COVID-19 a forcé ces changements à se produire brusquement avec très peu de préparation préalable.

De nombreux pays commencent à revenir à une « nouvelle normalité ».

Cependant, le travail à distance est quelque chose qui est là pour rester. Cela signifie que les entreprises doivent prendre le temps de comprendre les difficultés survenues lors de leur mise en œuvre un peu précipitée du travail à distance.

Même si ces entreprises n’ont pas rencontré de défis importants, il est utile d’examiner les défis auxquels d’autres dans l’industrie pourraient avoir été confrontés s’ils se présentaient à l’avenir.

La bonne nouvelle est que même si le travail à distance fait toujours partie du quotidien des opérations commerciales, les entreprises ont désormais un peu de marge de manœuvre pour évaluer les difficultés auxquelles elles peuvent encore être confrontées. Les défis les plus courants auxquels les entreprises sont confrontées concernant les organisations de travail à distance peuvent être résolus avec le plan d’action approprié.

Donner accès à des ressources d’information

Dans le format de travail traditionnel « en personne », les nouvelles recrues peuvent rapidement rechercher des collègues, des mentors ou des supérieurs plus expérimentés chaque fois qu’elles ont des questions ou des préoccupations. Il est facile de voir comment un environnement de travail à distance peut rendre ce processus d’apprentissage beaucoup plus difficile pour les nouveaux employés.

Le problème ici est double. Premièrement, s’il est vrai que les employés peuvent être en communication constante via des messageries en ligne ou des serveurs de discussion en ligne, les nouvelles recrues peuvent ne pas se sentir à l’aise dans cet environnement. Il est souvent trop intimidant de poser une question à une salle remplie de collègues, virtuels ou non, surtout si le nouvel employé a l’impression que la question est « idiote » ou « de base ».

Deuxièmement, les nouveaux employés peuvent ne pas avoir le même niveau d’accès à la direction qu’ils auraient dans un environnement de travail en personne, ils sont donc plus susceptibles de se sentir moins orientés. Cela peut nuire à leur productivité.

Heureusement, il existe des stratégies simples que toute entreprise peut mettre en œuvre pour surmonter les problèmes d’information.

Le moyen le plus simple et le plus efficace d’aider les nouveaux employés et les anciens employés est d’offrir des ressources d’information accessibles et complètes. Essayez de décrire autant de situations que possible dans une ressource en ligne que les employés peuvent consulter rapidement.

Assurez-vous d’inclure les politiques de l’entreprise, les normes de culture d’entreprise et des directives spécifiques pour gérer les situations difficiles. Pour les débutants, en particulier, des sections traitent des erreurs et des défis courants et incluent des étapes détaillées pour résoudre ces situations.

Par exemple, chez Postoplan, mon équipe a une page Wikipédia d’entreprise spécialement pour cela. Cela nous permet de créer une expérience plus productive lors de l’intégration de nouvelles recrues. De plus, ils disposent d’une ressource claire et simple pour les aider à surmonter les pièges et les défis courants auxquels les employés sont souvent confrontés.

Avoir une page de style wiki vous permet également de maintenir des politiques cohérentes et de les mettre à jour ou de les réviser facilement pour les adapter aux situations de travail actuelles.

Trouvez les bons outils de gestion de projet.

Il n’est pas exagéré de dire que votre entreprise est aussi bonne que les outils que vous utilisez pour la gérer. Dans le cas du travail à distance, trouver les bons outils de gestion de projet est essentiel au succès et à l’efficacité du travail de vos employés.

Il est absolument essentiel de prendre le temps de trouver les meilleurs outils de gestion de projet pour votre secteur, même si cela signifie en tester quelques-uns avant de choisir un en particulier. Une petite quantité de stress ou de confusion à court terme est un prix à payer pour trouver une solution à long terme qui rationalise et améliore les flux de travail à distance.

Quel que soit le secteur dans lequel vous vous trouvez, l’une des principales caractéristiques que votre suite d’outils de gestion de projet devrait avoir est la multifonctionnalité.

N’oubliez pas que le passage au travail à distance peut être plus stressant pour certains employés que pour d’autres, en particulier ceux qui ne sont peut-être pas férus de technologie.

Vous voulez minimiser la quantité de nouveaux logiciels qu’ils doivent apprendre et vous assurer que ce qu’ils doivent maîtriser est aussi simple que possible. Par exemple, s’il n’est peut-être pas grave pour vous de gérer plusieurs canaux de communication avec les employés en une journée, cela peut être un obstacle considérable pour la productivité des employés.

L’utilisation de plusieurs canaux de communication est également un moyen rapide pour que des informations vitales se perdent dans le remaniement proverbial.

Commodité

La deuxième caractéristique que vous devriez rechercher est la commodité. Ce n’est pas le moment d’essayer une plate-forme de communication non testée. Si possible, participez à un sondage ou à une enquête et demandez à vos employés de vous aider à choisir votre principal canal de communication textuelle.

Les choix populaires et faciles incluent des plateformes comme Telegram, Slack et WhatsApp. Certaines entreprises utilisent également avec succès les serveurs Discord.

Gérez un travail à distance réussi avec ces logiciels de gestion de projet pour les meilleurs résultats

Les options logicielles de gestion de projet les plus populaires sont Trello et Jira. Trello est un tableau kanban classique pour les tâches d’équipe, et environ 20% des entreprises utilisent cette méthode.

Trello est également une excellente option à tester car il est gratuit et bien connu. Jira est un outil plus spécifique. Son utilisation principale est d’exécuter et de gérer les processus de développement de logiciels. Jira permet de définir clairement les tâches à accomplir. Il permet également à tout le monde de voir et de surveiller la progression des tâches et de revenir à l’une des tâches données pour les mises à jour.

Dans certains cas, les télétravailleurs trouvent des outils comme Microsoft Teams plus faciles à utiliser. Microsoft Teams est essentiellement un outil tout-en-un qui permet de combiner facilement des discussions, des appels vidéo, des e-mails et des listes de tâches partagées pour une collaboration et une communication meilleures et plus rationalisées.

TeamViewer est une autre excellente option pour ce type d’outil. Cette simple extension permet aux utilisateurs de recevoir un accès à distance au bureau d’un collègue pour un partage d’écran plus simple.

Enfin, ne négligez pas les plateformes de messagerie populaires.

La mise en œuvre de la bonne combinaison de programmes de messagerie est un moyen idéal d’améliorer les communications interministérielles. En outre, un bon programme de messagerie peut également aider à créer de meilleurs processus commerciaux dans leur ensemble.

À son tour, cela peut conduire à des processus de gestion de projet meilleurs et plus utiles sur le long terme. Même si votre entreprise revient à un format de travail en personne, des outils comme ceux-ci peuvent être intégrés à ce style de travail « nouveau normal ».

Mettre en place le bon système de communication

L’un des plus grands défis auxquels les employeurs sont confrontés avec le travail à distance est de gérer avec succès la surveillance des progrès et la productivité. Dans un environnement de bureau plus traditionnel, c’est une chose simple pour la direction de faire des rondes et de vérifier avec les employés concernant des tâches et des projets spécifiques.

Pour le meilleur ou pour le pire, cela fournit un certain niveau de pression de responsabilité aux employés et un plus grand sentiment de sécurité et de contrôle sur la productivité pour la direction.

Avec le travail à distance, la direction ne peut plus savoir avec certitude que les employés travaillent à un moment donné.

La solution à ce problème n’est pas d’exiger des rapports d’avancement et des mises à jour de statut fréquents, ni de mettre en œuvre des mesures extrêmes telles que le suivi du bureau et la surveillance de l’écran en temps réel. Ces méthodes créent des quantités excessives de tension et de ressentiment, et elles finissent par abaisser le moral et la productivité globale de votre équipe.

Cependant, lorsque 36 % des travailleurs interrogés déclarent qu’il leur est plus difficile d’être productif lorsqu’ils ne savent pas sur quoi travaillent actuellement leurs collègues, il devient clair qu’un problème doit être résolu.

En fin de compte, la direction doit comprendre que le travail à distance est une bête intrinsèquement différente d’une journée de travail au bureau.

Parce que vos employés sont à la maison, leur temps et leur attention peuvent être sollicités. Cela est particulièrement vrai pour les personnes qui doivent s’occuper d’enfants, de conjoints et d’animaux domestiques qui peuvent également être à la maison en raison de choses comme les vacances ou les restrictions liées à une pandémie.

Cela ne veut pas dire que vos employés ne peuvent toujours pas être productifs. Au lieu de cela, la direction doit tenir compte du fait que les employés peuvent restructurer leurs heures de travail pour s’adapter à leur nouvelle situation de travail. L’équilibre travail-vie est beaucoup plus difficile pour certains employés lorsqu’ils travaillent à distance.

La direction doit offrir une certaine flexibilité pour des scénarios de travail à distance réussis.

Comme mentionné ci-dessus, une surveillance excessive comme les trackers d’écran en temps réel ou les moniteurs d’activité en ligne est une recette pour un désastre. Ces mesures augmentent considérablement l’anxiété et la tension et ont très peu d’impact positif sur la productivité.

Un récent sondage d’ExpressVPN a révélé que plus de 50% des personnes interrogées se sont déclarées prêtes à démissionner en raison de ces méthodes de surveillance et de contrôle excessives.

Dans de nombreux cas, il est plus avantageux pour l’entreprise de fixer des objectifs, des délais et quelques jalons pour les projets, puis de laisser les employés structurer leurs horaires de travail en fonction de ces objectifs.

Après tout, bien faire le projet est généralement plus important que les étapes précises d’un employé pour y arriver. Netflix est un excellent exemple de cela. Ils mesurent le rendement des employés par les résultats du travail plutôt que par les heures de travail. Comprendre que certains employés travaillent mieux à des rythmes différents est essentiel pour une situation de travail à distance réussie.

La clé est d’équilibrer la flexibilité et la structure afin que les deux côtés se sentent à l’aise.

À cette fin, la direction doit s’efforcer de préserver des communications régulières et de maintenir une compréhension claire des travaux en cours. Les employés peuvent ne pas vouloir se sentir étouffés par une surveillance intrusive, mais ils ne veulent pas non plus se sentir entièrement livrés à eux-mêmes.

Le travail à distance est plus productif lorsqu’il existe des attentes claires définies et des heures d’enregistrement dédiées pour que les employés puissent communiquer avec leurs supérieurs.

L’horaire exact que vous suivrez dépendra de l’industrie dans laquelle vous vous trouvez, mais dans la plupart des cas, au moins une session de révision à la fin de la semaine de travail est bénéfique. Cela vous donne la possibilité de vérifier avec chaque membre de l’équipe individuellement ou en groupe pour vous assurer que tout le monde progresse et qu’il n’y a aucun problème à résoudre.

De nombreuses entreprises trouvent également avantageux d’utiliser les fonctionnalités de suivi des progrès des services de communication mentionnés ci-dessus, tels que Trello et Jira. Il s’agit d’un moyen facile pour les employés de faire des rapports d’avancement et la direction de garder un œil sur l’avancement d’un projet.

Vous devriez également faire un effort pour communiquer avec vos employés en dehors du travail. Le travail à distance affecte tout le monde différemment, et il peut être extrêmement utile pour vous de simplement faire savoir à vos employés que vous vous souciez d’eux en tant qu’êtres humains plutôt que de simples rouages ​​​​d’une machine.

Lier tout ensemble

Le fil conducteur de ces conseils est une bonne communication. Fournir d’excellentes ressources, mettre en œuvre les bons outils d’équipe et équilibrer la flexibilité avec la structure fonctionnent tous ensemble pour créer un cadre stable et positif dans lequel vos employés peuvent opérer.

Le travail à distance est sans aucun doute très différent d’un environnement de bureau en personne, mais il ne doit pas nécessairement être plus difficile ou stressant.

Crédit d’image : Cottonbro ; Pexels ; Merci!