Quel logiciel vous convient le mieux ?

La pandémie de 2020 a créé une poussée sans précédent pour que les entreprises adoptent des logiciels d’automatisation pour mieux adapter leurs employés et leurs systèmes au travail à distance.

Cependant, ce qui est devenu clair, c’est que les avantages tirés des logiciels d’automatisation grâce à l’efficacité opérationnelle et à des équipes plus productives transcendent simplement la possibilité de travailler à distance. L’automatisation des fonctions dans des domaines tels que la finance, le marketing et la gestion de projet crée des entreprises plus robustes et durables.

Peut-être que dans aucune autre fonction commerciale n’est-ce plus vrai que la finance.

L’automatisation des processus de gestion financière tels que les comptes fournisseurs et la facturation joue un rôle essentiel, et pas seulement dans l’efficacité globale. Il aide également dans des domaines clés de la continuité des activités, tels que la prévention de la fraude et la gestion des flux de trésorerie.

Il existe une myriade de solutions disponibles pour automatiser un certain nombre de processus financiers ou développer une pile complète d’outils d’automatisation. Pour les dirigeants financiers qui cherchent par où commencer, l’une des questions critiques, pour commencer, est exactement ce que vous voulez automatiser. Par exemple, il existe des outils pour automatiser simplement les paiements de votre organisation chaque mois. Il existe également des plates-formes plus sophistiquées pour automatiser l’ensemble de votre système de comptes fournisseurs.

Automatisation des paiements

L’automatisation des paiements est un outil permettant d’effectuer des paiements électroniques aux fournisseurs via un transfert ACH, une carte virtuelle, un virement ou un chèque. Il rationalise les paiements en éliminant certaines des tâches les plus chronophages des mains humaines et en les plaçant dans le domaine de l’intelligence artificielle (IA).

L’automatisation des paiements peut traiter certaines fonctions telles que le rapprochement des factures, la vérification des virements et l’approbation et le versement automatiques des paiements.

Le traitement des factures est sans doute la fonctionnalité la plus puissante des systèmes d’automatisation des paiements. Ce processus prend en charge les factures de divers fournisseurs dans tous les formats différents. Il déchiffre et stocke ensuite toutes les informations, après quoi il établit un cycle de révision pour une approbation automatique ou une révision humaine.

L’avantage le plus important du logiciel d’automatisation des paiements est bien entendu le gain de temps.

Le temps est autant une marchandise que n’importe quel autre actif commercial. L’automatisation des paiements évite les dépassements dus aux processus manuels. Cela réduit également le risque d’erreur humaine ou de paiement manqué. L’automatisation permet même aux fournisseurs de payer plus rapidement, ce qui est un excellent moyen d’améliorer toute relation commerciale.

Automatisation des points d’accès

AP ou l’automatisation des factures pousse le concept un peu plus loin. En plus d’émettre des paiements aux fournisseurs, le logiciel d’automatisation AP peut approuver et publier électroniquement des factures à toutes les parties concernées et au grand livre général.

L’automatisation AP implique plus de travail d’intégration car elle touche chaque étape du cycle de facturation. Par exemple, il soumet automatiquement les factures électroniques à la file d’attente des paiements et numérise les factures papier pour un acheminement efficace.

Les membres du personnel de la chaîne AP approuvent la facture. Après cela, l’automatisation émet le paiement et l’enregistre dans le grand livre. Cela crée une trace papier facile à parcourir – moins le papier.

Les avantages de l’automatisation AP sont principalement les mêmes que l’automatisation des paiements, juste multipliés.

Avec toutes les fonctions manuelles rendues obsolètes, y compris le routage des copies papier, la saisie des factures et le rapprochement manuel des comptes bancaires, l’automatisation AP aide les entreprises à gagner un temps considérable. Ils sont libérés pour se concentrer sur des affaires plus urgentes.

Quel système d’automatisation vous convient le mieux ?

Il peut sembler que le logiciel d’automatisation AP est un choix clair. Pour les entreprises prêtes à l’assumer, cela pourrait l’être.

Cependant, selon Nasser Chanda, PDG de Paymerang, la principale plate-forme d’automatisation des paiements, l’automatisation des paiements peut en fait être meilleure pour les entreprises au début.

« L’automatisation des factures et l’automatisation des paiements sont toutes deux de bons candidats pour l’automatisation, car elles sont remplies de processus manuels », explique Chanda. « Nous suggérons de commencer par l’automatisation des paiements, car elle peut être mise en œuvre en quelques jours et génère des revenus pour l’entreprise. Il renforce également l’efficacité et la sécurité automatiquement. Ensuite, nous suggérons d’utiliser ces revenus pour payer l’automatisation des factures, ce qui nécessite un peu plus de travail d’intégration.

Cependant, les bureaux qui ont été touchés par la pandémie pourraient bien envisager les avantages d’un système d’automatisation entièrement AP. C’est parce que les politiques de travail à domicile que de nombreuses entreprises ont adoptées ont créé un besoin de systèmes intégrés. Ceci, à son tour, a entraîné un mouvement de masse vers l’automatisation au niveau du réseau.

« L’automatisation des points d’accès est une partie saine d’un plan de continuité des activités », déclare Chanda. « Les flux électroniques fonctionnent bien dans les scénarios de travail à distance et parce que les charges de travail des équipes financières sont considérablement réduites. Nous avons vu notre entreprise monter en flèche pendant la pandémie. »

Automatisez de manière proactive pour réaliser des gains d’efficacité

Que l’automatisation des paiements ou l’automatisation complète des AP conviennent à votre entreprise, le moment de la mise en œuvre est souvent maintenant.

Qu’est-ce qui empêche certaines entreprises de faire le changement ? « Pensant qu’ils sont trop occupés pour être automatisés », dit Chanda.

Mais ce point est peut-être déjà sans objet. « Nous avons eu des clients qui étaient en train de fermer leurs livres, de recruter pour des postes ouverts et de se préparer aux audits pour mettre en œuvre notre solution sans problème. Les workflows logiciels et l’IA sont des outils parfaits pour permettre un programme d’automatisation AP complet et sécurisé.