Comment tirer pleinement parti d’une carte carburant?

Facile à obtenir autant qu’à utiliser, la carte carburant est un atout de gestion efficace au sein d’une entreprise. Elle peut être utilisée par l’ensemble du personnel qui y travaille, gérants aussi bien que salariés, dès lors qu’une personne est amenée à conduire un véhicule de fonction ou de service (voiture aussi bien qu’utilitaire). La carte carburant permet de regrouper les dépenses liées à l’alimentation de la flotte de véhicules professionnels, mais aussi celles liées aux trajets. Elle peut en effet régler les frais de parking, dont le montant peut s’avérer très élevé au point de faire débat, ou encore les frais de péage. Un accessoire pratique qui contribue à une gestion de votre comptabilité facilitée.

La carte carburant, un atout réservé aux entreprises

La carte carburant est étroitement liée à une entreprise. Même si ce sont certains salariés qui l’utilisent le plus régulièrement, elle ne leur est en aucun cas liée. Elle porte d’ailleurs le nom de l’entreprise ainsi que le numéro d’immatriculation correspondant au véhicule concerné. Enfin, la signature d’un responsable au dos de la carte est indispensable pour qu’elle soit valide. L’employé d’une station-service peut également, à tout moment, demander à vérifier les informations d’une carte carburant.

La carte carburant est mise à disposition des employés utilisant un véhicule de fonction ou de service par l’intermédiaire de l’entreprise et ne doit concerner que des déplacements professionnels. Par conséquent, il est important de limiter son utilisation aux jours de travail ouvrés dans l’entreprise. D’autres paramètres peuvent être décidés afin d’éviter tout usage abusif:

zone géographique limitée
plafond de dépenses
saisie obligatoire du kilométrage…

La carte carburant va de pair avec un code PIN, comme avec les cartes de paiement classiques, pour limiter les risques en cas de vol ou de fraude.

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Mieux suivre les dépenses de son entreprise grâce à la carte carburant

Une entreprise peut demander une carte carburant auprès de nombreux distributeurs de carburant, qu’il s’agisse d’enseignes de fournisseurs (Total, Esso…) ou de grande distribution (Leclerc, Carrefour…). Elle est délivrée en échange d’un coût mensuel variable d’un fournisseur à l’autre. Elle offre également un suivi précis des dépenses liées aux déplacements. L’entreprise a ainsi accès à des rapports ou des visuels en ligne qui indiquent en temps réel:

le compteur kilométrique;
les frais de stationnement;
le franchissement de péages.

La carte carburant évite donc de multiplier les reçus à chaque passage à la station-service et de suivre les déplacements d’un véhicule professionnel. Si elle prend en charge carburant, péage et stationnement, elle ne peut servir à payer les repas pris en déplacement. Les titres-restaurant, dont le doublement du plafond a été prolongé jusqu’en février 2022, restent indispensables pour les repas.

Des alertes peuvent également être mises en place lorsqu’un certain seuil est dépassé. En fin de mois, toutes les dépenses de la flotte automobile sont regroupées en une seule facture, mais il est bien sûr possible de connaître la consommation de chaque véhicule.

(Par la rédaction de l’agence hREF)