12 façons de simplifier la signature de documents électroniques

Utilisez-vous encore des documents électroniques avec des signatures électroniques ? Sinon, il est probablement temps de commencer. Les signatures électroniques ont changé la donne pour de nombreuses entreprises, et elles peuvent en être une pour vous aussi.

Signatures électroniques accélérer le processus de signature des documents pour les parties qui ne peuvent pas se rencontrer en personne. La signature électronique de documents crée également une autre couche de sécurité puisqu’il n’y a aucune chance que des informations sensibles se perdent dans le courrier.

Il existe deux types de signatures électroniques : les signatures électroniques et les signatures numériques. Les signatures électroniques ne sont que votre signature moyenne sous forme électronique. Selon Adobe, les signatures numériques utilisent une autorité de certification pour vérifier l’identité du signataire et lier la signature et le certificat à l’aide du cryptage.

Que vous ayez besoin de lier une signature numérique à l’aide d’un certificat crypté ou que vous soyez d’accord avec les signatures électroniques, voici 12 façons de faciliter la signature de documents numériques.

Boîte, Crédit d’image de signature électronique ; Pexels; Merci!

1. Utilisez la fonction Signer de Box.

Comme toutes les grandes entreprises technologiques, Box a une application de signature électronique qui facilite la signature de documents numériques. Cette application particulière est native de Box, vous pouvez donc l’utiliser si vous avez un compte.

Box Sign crée une expérience de signature transparente pour vos documents entièrement gérés dans le cloud. Téléchargez vos documents, envoyez le lien à votre client et il pourra signer directement dans votre compte.

Personne n’a besoin de télécharger le document pour le signer, ce qui fait de Box Sign la solution de signature électronique ultime. Lorsqu’un document nécessite une signature, une note s’affichera dans la marge pour indiquer qu’une signature a été demandée. Une fois le document signé, vous verrez un autre message dans la marge pour vous en informer.

Box facilite l’organisation et la gestion des documents critiques dans le cloud, mais vous pouvez également utiliser Box Sign sur votre site Web. Avec les API, vous pouvez intégrer Box Sign dans votre site et utiliser les fonctionnalités dans vos applications propriétaires.

2. Utilisez l’application de signature préférée de votre client lorsque cela est possible.

Parfois, les clients ont de fortes préférences qui entravent un projet lorsque ces préférences ne peuvent pas être respectées. Si vous avez un client qui ne peut pas ou ne veut pas utiliser votre application de signature électronique habituelle, demandez-lui ce qu’il préfère.

La préparation d’un document à signer dans une autre application prendra du temps, mais si c’est le seul moyen d’obtenir la signature, cela peut en fait accélérer le processus.

Vous ne devriez pas répondre aux clients pointilleux, cependant. Si quelqu’un est capable de télécharger une application gratuite et de la découvrir, ne vous donnez pas plus de travail pour compenser sa paresse.

3. Envoyez tous les documents à signer en une seule fois.

Le moyen le plus rapide d’obtenir toutes les signatures dont vous avez besoin est d’envoyer tous vos documents à la fois. Ensuite, demandez aux gens de tout signer pendant qu’ils sont dans le flux. Si vous faites couler les documents un par un, l’autre partie pourrait se lasser de signer et de remettre à plus tard.

4. Condensez les documents pour réduire le nombre de signatures nécessaires.

Certains documents ne peuvent pas être condensés, mais si vous en avez une série qui peuvent être regroupés pour recevoir une seule signature, cela facilitera les choses.

5. Utilisez Adobe Reader.

La plupart des gens ont déjà Adobe Reader sur leur ordinateur. De plus, Adobe Reader est livré avec un application de signature électronique gratuite.

Si vous ne pouvez pas utiliser des solutions plus rapides comme Box Sign, optez pour Adobe Reader pour collecter les signatures électroniques. Vous n’aurez pas la commodité de signer des documents dans le cloud, mais pour certains clients, ce n’est pas grave.

6. Créez un didacticiel vidéo rapide que vous pouvez donner aux clients.

Lorsque les gens ont du mal à signer des documents électroniques, ils ont parfois besoin d’une bonne leçon visuelle sur la façon de procéder. Par exemple, si vous demandez souvent des signatures électroniques via une application spécifique, créez un didacticiel vidéo rapide qui explique aux utilisateurs comment et où signer vos documents.

Si vous n’avez pas le temps de faire votre vidéo, vous pouvez probablement trouver un tutoriel existant sur YouTube.

7. N’utilisez pas d’applications qui ne sont pas conviviales.

Surtout, les applications de signature électronique conviviales sont indispensables. Si les gens ont du mal à signer leurs documents électroniquement, ils peuvent abandonner. Ne risquez pas de perdre des contrats pour un simple défi technique.

8. Assurez-vous que votre application de signature électronique est compatible avec les appareils mobiles.

Selon les statistiques, 6,4 milliards de personnes utilisent des smartphones dans le monde. De plus, de nombreuses personnes font des affaires uniquement à partir d’appareils mobiles, y compris les smartphones et les tablettes. Il y a donc de fortes chances que les gens signent vos documents à partir d’un appareil mobile.

Si vous vous attendez à ce que quelqu’un signe vos documents électroniquement, assurez-vous que votre processus de document et de signature est compatible avec les appareils mobiles.

9. Envoyez des documents papier par la poste en guise de sauvegarde.

Toutes les personnes avec qui vous travaillez n’embarqueront pas avec des signatures électroniques. Parfois, les gens ne peuvent pas signer électroniquement, ou le processus les embrouille. Soyez donc prêt à envoyer une copie papier de vos documents par la poste à toute personne qui le demande.

10. Marquez tous les champs pour les signatures et les initiales.

Que vous utilisiez des documents papier ou électroniques, marquez clairement tous les champs désignés pour les signatures et les initiales. L’ensemble de votre processus ralentira si quelqu’un ne signe pas au bon endroit ou manque des emplacements pour les initiales.

Si vous envoyez à quelqu’un un document volumineux avec de nombreuses pages, vous souhaiterez peut-être numéroter vos champs de signature. L’ajout de numéros à chaque champ aidera certaines personnes à remplir toutes les signatures requises.

Par exemple, disons que quelqu’un vient de signer la signature #3 et a tourné la page. Si la page suivante affiche la signature n°5, ils sauront qu’ils en ont manqué une.

Logiquement, cela devrait être évident si quelqu’un saute une page car la copie serait lue hors contexte. Cependant, de nombreuses personnes ne lisent pas les documents avant de les signer. Cela s’applique à la fois aux documents papier et aux documents électroniques, car les gens font parfois défiler rapidement les documents.

12. Utilisez exclusivement des fichiers PDF.

Ne demandez pas de signatures sur des documents Microsoft Word ou tout autre fichier de traitement de texte. Vous pouvez créer vos contrats dans MS Word, mais vous devrez enregistrer le fichier au format PDF avant de l’envoyer pour signature.

Il y a une raison pour laquelle les organisations professionnelles utilisent des fichiers PDF pour les contrats. Ils sont conçus pour accepter les signatures. Une fois que vous avez créé votre version PDF, vous pouvez ajouter des éléments de signature où vous le souhaitez. Les documents Word ne fonctionnent pas de cette façon.

Astuce bonus : Incluez toujours une date limite pour le retour des documents.

Les documents urgents doivent être signés et retournés à temps, donc incluez une date limite. Cependant, vous pouvez également définir une date limite pour les documents qui ne sont pas urgents.

Sans date limite, les gens ont tendance à remettre les choses à plus tard et à oublier. Par conséquent, fixer des délais pour tout est une stratégie commerciale de haut niveau.

De nombreuses entreprises échouent parce qu’elles ne fonctionnent pas avec des délais pour quoi que ce soit. Ou ils fixent des délais mais les adaptent constamment.

Ne laissez pas autant de latitude aux gens. Fixez un délai et expliquez les conséquences d’un retard de livraison. Par exemple, le renvoi tardif de documents peut retarder d’une semaine l’heure de début du projet.

Si vous gérez un navire serré, vous pouvez choisir d’annuler les contrats avec les personnes qui ne renvoient pas les documents dans un délai raisonnable. Par exemple, renvoyer un document un mois après la date limite est un mauvais signe pour faire des affaires futures avec Quelqu’un.

Cependant, il est compréhensible que quelqu’un ait besoin de plus de temps pour revoir le document avec son avocat afin de s’assurer qu’il sait ce qu’il signe — tant qu’ils communiquent avec vous à ce sujet.

Les signatures électroniques sont juridiquement contraignantes.

Maintenant que vous connaissez toutes les astuces pour faciliter la signature électronique de vos documents PDF, vous vous demandez si les signatures électroniques sont juridiquement contraignantes. La réponse est oui.

Les signatures électroniques ont été légalement contraignant au niveau fédéral depuis 2000, lors de l’adoption de la loi ESIGN. Cependant, certains documents ne peuvent pas être signés électroniquement ; ils comprennent les testaments, les fiducies testamentaires, les documents de droit de la famille, les documents judiciaires, les annulations de polices d’assurance, les rappels de produits et plusieurs autres.

Les signatures électroniques facilitent la vie.

Quel que soit le type de contrat que vous devez signer, l’utilisation de la signature électronique vous facilitera la vie. Que vous soyez une entreprise ou un solopreneur, votre entreprise fonctionnera mieux lorsque vous passerez des signatures physiques aux signatures électroniques.

Crédit d’image : energepicdotcom ; Pexels; Merci!