Les avantages du coffre-fort bancaire numérique

Aussi appelé coffre-fort électronique, le coffre-fort numérique a commencé à être de plus en plus proposé par les banques en ligne à la fin des années 2000. Si à l’inverse d’un coffre-fort physique loué dans un établissement financier, il ne peut pas accueillir de bijoux ou autres objets précieux, il offre de grosses possibilités aux particuliers et aux entreprises en termes de dématérialisation.

Une solution sécurisée pour les documents des particuliers

Proposé par les banques à un prix mensuel assez bas (environ un euro par mois à la Caisse d’Épargne et à la Banque populaire, gratuite à La Poste dans son offre Basic Digiposte), le coffre-fort numérique a pour principale mission de mettre à l’abri les documents numériques de leurs clients. Il s’agit en effet d’un service de stockage sécurisé en ligne qui regroupe les documents bancaires, mais aussi non bancaires de son utilisateur. Un particulier peut par exemple y enregistrer ses relevés de compte, ses bulletins de paie, ses reçus de paiement, ses factures téléphoniques et d’énergie, ses avis d’imposition, ses documents de remboursement santé, les photocopies de ses documents d’identité…

Pensé pour être facilement utilisé par le seul particulier, un coffre-fort numérique lui permet donc de conserver tous ses documents, mais aussi de pouvoir les consulter lorsqu’il le souhaite et de n’importe où, puisque le service est en principe consultable depuis un appareil mobile (smartphone ou tablette) via une application. Cet espace de stockage, qui utilise un système de cloud privé censé être complètement protégé, est plus ou moins grand selon les offres, mais affiche souvent cinq gigaoctets (Go) pour les offres de base. Le coffre-fort numérique est en général proposé par les banques en option de leur service de banque en ligne, qui permet au particulier de faire notamment ses opérations courantes sur Internet (virements, édition d’un RIB…).

Les entreprises également concernées

Autre avantage, le coffre-fort bancaire numérique peut récupérer de lui-même les documents, c’est-à-dire sans que ces derniers soient enregistrés par leur propriétaire. Celui-ci a en effet la possibilité de communiquer au coffre-fort bancaire numérique ses informations liées aux différents espaces clients qu’il utilise (administration fiscale, fournisseur d’énergie, Internet…) et l’outil se charge ensuite de collecter ses documents. Un coffre-fort numérique peut également être capable de ranger et classer automatiquement les fichiers récupérés dans différents dossiers adéquats, une fonctionnalité qui peut faire gagner du temps aux entreprises.

Proposés désormais par les mutuelles et assurances à leurs clients, les coffres-forts numériques sont de plus en plus sollicités par les entreprises. Celles-ci s’en servent dans une démarche de dématérialisation de leur documentation, pour sécuriser notamment des factures, contrats, bulletins de paie, notes de frais… Les entreprises peuvent aussi utiliser leur coffre-fort bancaire numérique pour partager seulement à qui de droit des documents confidentiels, en donnant l’accès à un ou plusieurs documents à des personnes en particulier. Pour s’adapter au volume de documents très important nécessaire aux entreprises, les banques en ligne proposent des offres de coffre-fort bancaire numérique spécifique pour les professionnels, à la capacité de stockage et au tarif plus élevés que pour les particuliers.

Le coffre-fort bancaire numérique, écologique et économique

À l’heure où la crise sanitaire a encore un peu plus accentué la dématérialisation, le coffre-fort bancaire numérique apparaît souvent comme une solution pratique, mais pas seulement. Cet outil donne une valeur juridique aux documents contenus dans le coffre-fort, puisque la mise en œuvre du service est réglementée par la loi française, qui requiert que la traçabilité de toutes les opérations réalisées sur les données et documents stockés respecte des conditions précises. Un avantage qui peut par exemple permettre de prouver à quelle heure un contrat a été signé numériquement.

Le coffre-fort bancaire numérique a aussi été créé pour participer à l’effort collectif de réduction de la consommation de papier. Fin 2017, l’ancien ministre de l’Action et des Comptes publics, Gérald Darmanin, avait notamment annoncé un objectif zéro papier dans toute l’administration française, à atteindre avant la fin du quinquennat d’Emmanuel Macron. Écologique, le coffre-fort bancaire numérique est aussi censé être économique, permettant aux particuliers de mettre fin à leurs coûts d’impression, ou au moins de les réduire.

(Par la rédaction de l’agence hREF)