Les défis de la gestion des équipes à distance et des outils d’aide

Les avantages d’avoir une équipe distante ou partiellement distante sont frappants et sont devenus beaucoup plus apparents au cours de la dernière année. Des études montrent que les télétravailleurs sont généralement plus productifs, en meilleure santé et plus heureux que leurs homologues de bureau. Dans le même temps, les employeurs peuvent bénéficier d’une meilleure rétention de 50 % et économiser 11 000 $ par travail à distance, par an, en moyenne.

Il n’est pas facile de comprendre pourquoi un manager ne voudrait pas que son équipe travaille à distance avec tous ces avantages. Cependant, certains défis ont laissé certaines entreprises ne sachant pas si elles étaient prêtes à adopter une main-d’œuvre distante permanente.

Heureusement, les progrès des outils d’automatisation peuvent aider à alléger le fardeau des gestionnaires d’équipes distantes. Lisez la suite pour découvrir les défis auxquels vous pouvez être confronté en tant que responsable d’équipe à distance et comment vous pouvez réduire la charge en utilisant l’automatisation.

Défis de la gestion d’une équipe à distance et de solutions créatives

Il y aura différents défis pour différentes industries. Mais, bien sûr, chaque entreprise et même chaque équipe au sein d’une entreprise aura ses propres obstacles à surmonter lorsqu’il s’agira de gérer les travailleurs à distance.

Il y a quelques domaines clés à connaître. Voici quelques-unes des plus grandes frustrations des responsables d’équipe à distance et nos solutions d’automatisation préférées.

Formation et intégration

Offrir une formation efficace aux nouvelles recrues est l’un des plus grands défis de la gestion d’une équipe à distance. Certains managers se plaignent que lors de la formation des nouveaux membres de l’équipe, ils ne peuvent tout simplement pas juger de l’orientation de la nouvelle embauche à distance sur un écran, et il est plus difficile de dire s’ils « comprennent vraiment ».

Un gestionnaire pourrait s’asseoir avec une nouvelle recrue dans un bureau et la regarder accomplir une tâche. La nouvelle recrue pouvait facilement poser des questions au fur et à mesure, et le responsable pouvait observer leurs expressions et leurs méthodes pour apporter des corrections avant qu’elles ne deviennent de mauvaises habitudes.

En raison de ne pas voir tous les indices visuels non verbaux qu’un employé pourrait donner pendant la formation, le processus d’intégration prend beaucoup plus de temps et les gestionnaires ont du mal à trouver le temps.

Un autre défi qui peut survenir se produit lors de la formation d’un groupe de nouveaux employés. Parce que chacun avance à son rythme, la formation d’un groupe sur zoom ou sur une autre plate-forme de visioconférence peut s’avérer très inefficace car certains stagiaires termineront les tâches de formation plus tôt que d’autres et pourraient passer des heures à simplement attendre que le reste du groupe se rattrape.

Des outils qui peuvent aider : Dépendances de tâches automatisées et Systèmes de gestion de l’apprentissage (LMS)

Si vous avez de nombreuses nouvelles recrues qui doivent suivre une formation plus complexe ou plus rigoureuse, il existe de nombreux systèmes de gestion de l’apprentissage basés sur le cloud qui incluent l’automatisation.

Des programmes tels que AbsorbLMS, Cornerstone et Docebo vous permettront de créer un programme de formation complet avec des tâches, du matériel, des certificats, etc.

Vous pouvez même créer un programme de formation qui intègre d’autres départements et « gamifie » la formation avec des récompenses et des certificats afin que les employés soient motivés et engagés avec le matériel. Avec votre formation presque entièrement automatisée, vous pouvez même passer moins de temps à former les nouvelles recrues que s’ils étaient physiquement dans un bureau avec vous.

De plus, lorsque les nouveaux employés peuvent apprendre à leur propre rythme, répondre à des questionnaires en cours de route pour s’assurer qu’ils comprennent le contenu et recevoir des incitations amusantes pour terminer leurs missions, la formation peut être plus efficace que jamais.

Suivi

Avec votre équipe travaillant à domicile, il peut être difficile de savoir si les gens sont distraits, laissent les choses tomber entre les mailles du filet ou même dorment au travail.

Dans certains secteurs, le moment où le travail est terminé n’a pas d’importance tant qu’il est terminé, mais les responsables d’équipe à distance ont toujours besoin d’un moyen efficace de suivre toutes les tâches, projets et échéances afin de ne rien manquer.

Les employés peuvent avoir besoin d’être éveillés et alertes pendant les heures de travail pour répondre aux appels occasionnels de clients et de collègues d’autres organisations. Alors, comment les gestionnaires dans ces deux situations peuvent-ils garder une trace de tout sans passer leur journée entière à pourchasser chaque travailleur à distance ou à faire perdre des heures aux travailleurs à remplir des rapports fastidieux ?

Des outils qui peuvent aider : Suivi des activités, rappels répétés et Logiciel d’automatisation de formulaire

Il est bien connu que vous pouvez utiliser un logiciel de collaboration d’équipe tel que Slack pour envoyer rappels répétés. Alors pourquoi ne pas utiliser cette fonctionnalité pour envoyer aux membres de l’équipe un rappel hebdomadaire (voire quotidien) pour soumettre un récapitulatif de ce qu’ils ont accompli, sur quoi ils ont travaillé ou quels sont leurs objectifs ?

Combinez cela avec un logiciel d’automatisation de formulaire tel que Hubspot ou Prontoformes. Vous pouvez permettre à vos employés de saisir rapidement et facilement les mises à jour de leur journée ou de leur semaine, et vous pouvez voir toutes les données soigneusement affichées dans une feuille de calcul intuitive sans perdre de temps à formater.

Supposons que vous craignez que les employés ne soient pas aussi alertes qu’ils devraient l’être pendant les heures de bureau. Dans ce cas, des logiciels de suivi d’activité et d’automatisation des ventes tels que Péga peut automatiquement suivre et surveiller les activités, les e-mails et même les missions confiées à d’autres membres du personnel sans que les employés n’entrent aucune information. De cette façon, votre équipe peut se concentrer sur le travail le plus critique.

Collaboration

Pour les équipes occupées, la collaboration est toujours un défi. Bien que la capacité de travailler de manière indépendante soit essentielle pour les équipes distantes, l’hyper-indépendance peut entraîner une désunion et des problèmes qui finissent par coûter du temps et de l’argent à l’entreprise. Si vous travaillez avec différents fuseaux horaires et travaillez autour d’horaires individuels, la collaboration peut devenir un défi encore plus important. Il est essentiel que les gestionnaires s’assurent que tout le monde est sur la même longueur d’onde.

La meilleure façon d’y parvenir est de mettre en œuvre des flux de travail qui intègrent des contrôles et des équilibres entre les membres de l’équipe. C’est facile à faire avec les bons outils d’automatisation.

Des outils d’automatisation qui peuvent vous aider : Logiciel de gestion de projet, Intégration du calendrier, et réunions récurrentes

Les plates-formes logicielles de gestion de projet permettent aux utilisateurs de travailler efficacement sur des tâches en collaboration. Par exemple, la plupart des plateformes telles que Asana vous permettra d’organiser les tâches et les projets afin que les utilisateurs ayant accès à un projet particulier puissent voir toutes les tâches du projet, qui y travaille et les progrès réalisés.

Si une révision d’un document est nécessaire, elle peut être attribuée automatiquement à un autre membre de l’équipe avec une échéance définie en fonction de commandes logiques. Lorsque vous ajoutez Intégration du calendrier, les membres de l’équipe pourront voir en un coup d’œil lesquels de leurs collègues sont disponibles pour collaborer sur des projets, même s’ils se trouvent dans des fuseaux horaires différents.

Les plateformes de visioconférence telles que Zoom permettra aux gestionnaires de planifier sans effort des réunions d’équipe répétées. Par exemple, lorsque intégré à Slack, vous pouvez envoyer automatiquement des rappels via le logiciel de collaboration d’équipe avec un lien zoom.

Dernières pensées

Les entreprises utilisent l’automatisation depuis des années pour libérer les employés et les gestionnaires des aspects monotones, répétitifs et fastidieux de leur travail afin d’avoir le temps et l’énergie de se concentrer sur le travail complexe et créatif pour lequel ils ont été embauchés.

Il est intéressant de noter que les progrès de la technologie d’automatisation ont permis des possibilités et des façons presque illimitées d’utiliser le logiciel. Maintenant, avec le travail à distance à un niveau record, c’est le moment idéal pour évaluer les pertes de temps et d’énergie possibles, les points douloureux et le stress supplémentaire provoqués par la transition vers une main-d’œuvre à distance.

Une fois que vous les aurez identifiés, il sera plus facile de trouver un logiciel ou une fonctionnalité d’automatisation pour aider vos équipes distantes à être productives, efficaces et épanouies.

Crédit d’image : productions rodnae ; pexels; Merci!