L’importance du manuel de l’employé

La plupart des employeurs d’entreprise ont un manuel de l’employé, mais beaucoup ne réalisent pas à quel point il est important pour leur entreprise. D’un autre côté, les petites entreprises n’ont souvent pas de manuel d’entreprise alors qu’elles devraient certainement en avoir un.

Le manuel de l’employeur peut être une excellente ressource en cas de différend entre les employés et la direction.

En plus de décrire les politiques sur des sujets tels que les temps de pause, le code vestimentaire et les avantages, le livre devrait également fournir des informations sur des sujets tels que la sécurité au travail et la prévention du harcèlement. Les employés doivent savoir dans quoi ils s’engagent lorsqu’ils commencent un nouvel emploi. Par conséquent, disposer d’un manuel complet de l’employé peut les aider à comprendre ce que l’on attend d’eux au travail.

Lors de l’embauche d’une nouvelle personne ou du transfert d’un poste à un autre au sein de votre entreprise, il est toujours préférable d’offrir une copie du manuel de l’employé avant de passer en revue tout autre document avec l’employé. C’est le bon moment pour parcourir le manuel avec eux et répondre à toutes les questions qu’ils pourraient avoir sur les politiques qui y sont décrites.

Toute personne qui a travaillé pour votre entreprise devrait déjà avoir une copie du manuel.

Qu’est-ce qu’un manuel de l’employé?

Un manuel de l’employé est un ensemble de directives et de politiques qui régissent la gestion et la conduite des employés et de la direction au sein d’une entreprise. Par exemple, le manuel définit généralement les attentes et les valeurs de l’organisation et des informations sur la façon de s’habiller ou ce qu’il faut faire en cas d’urgence.

Il détaille également les procédures disciplinaires pour le personnel qui enfreint les politiques, y compris les avertissements, le licenciement et les poursuites pénales. Mais, le plus souvent, ce sont les gestionnaires, les cadres et les avocats qui rédigent le manuel.

Pourquoi un manuel de l’employé est-il important dans un contexte commercial

Un manuel de l’employé est important dans un contexte commercial. Il fournit aux employés les lignes directrices et les politiques qui régissent leur emploi. Le manuel définit généralement les attentes, telles que la façon de s’habiller ou ce qu’il faut faire en cas d’urgence.

Il comprend également des procédures disciplinaires pour le personnel qui désobéit aux politiques, y compris des avertissements, des licenciements et des poursuites pénales. Cela aide chacun à comprendre ce qu’on attend d’eux. Cela permet également de licencier plus facilement (et d’embaucher aussi !) des personnes en décrivant clairement les règles. Encore une fois, cela réduit la responsabilité d’une organisation.

Comment un manuel de l’employé affecte-t-il une organisation ?

Un manuel de l’employé permet aux entreprises de communiquer avec leurs employés. Il aide l’entreprise à se protéger de la responsabilité légale en clarifiant comment l’entreprise ou l’entreprise souhaite que son personnel se comporte dans certains scénarios. En outre, un manuel peut fournir un point de référence pour les gestionnaires sur les procédures disciplinaires, tout en maintenant la cohérence dans l’ensemble de l’organisation.

Par exemple, cela peut aider les responsables à décider s’ils doivent avertir un employé avant de le discipliner ou s’il doit être immédiatement licencié. Cela aide également les employés à savoir ce que l’on attend d’eux et comment leur comportement affecte le lieu de travail. En plus des informations procédurales, le manuel peut aider à l’engagement, la motivation et prévention de l’épuisement professionnel, même dans les industries les plus difficiles.

Ce qu’un manuel de l’employé devrait inclure

Un manuel de l’employé doit inclure :

Ce que l’entreprise attend de l’employé en termes de code vestimentaire et de conduite

Un manuel de l’employé doit inclure ce que l’entreprise attend de l’employé en ce qui concerne le code vestimentaire et la conduite. Il définit les attentes des employés. Si une entreprise ne définit pas d’attentes, la confusion peut survenir. La confusion peut survenir lorsqu’un employé commence à poser des questions sur ce qui est autorisé ou non sur le lieu de travail.

Un manuel garde les informations claires et concises en fournissant un point de référence pour les gestionnaires sur les procédures disciplinaires.

Le manuel aide à maintenir la cohérence dans l’ensemble de l’organisation. Il clarifie également aux employés ce que l’on attend d’eux et comment leur comportement est surveillé sur le lieu de travail.

Comment gérer les urgences ou les procédures disciplinaires lorsqu’un employé ne respecte pas les règles décrites dans votre manuel

Les employés sauront désormais ce qu’est une urgence, comment ils doivent la signaler et qui ils peuvent et doivent contacter en cas d’urgence. Le manuel devrait également indiquer comment les procédures disciplinaires sont gérées.

Si les travailleurs sont autorisés ou non à travailler à domicile

Le manuel de l’employé peut aider à éviter les malentendus pour la plupart des problèmes de l’entreprise ou de l’entreprise.

Le manuel répondra aux questions de savoir si les travailleurs peuvent ou non travailler ou rester lorsqu’ils rentrent chez eux. Par exemple, si une équipe spécifique ne permet pas de travailler à domicile – ou de ramener du matériel à la maison – cela doit être noté dans le manuel.

L’entreprise peut également vouloir préciser s’il est nécessaire qu’un employé se déplace. Il vaut également la peine d’indiquer s’il existe des restrictions sur les activités liées au travail en dehors des heures de bureau. Ces questions sont très pertinentes dans de nombreuses industries.

Quelle technologie est interdite sur le lieu de travail

Définir quelle technologie est autorisée ou non au travail peut aider à garantir que les employés respectent la politique de l’entreprise. Cela peut également aider à démontrer que les employeurs sont raisonnables. De plus, ce paragraphe peut donner à l’employé l’impression qu’il aura toujours une certaine liberté en dehors des heures de travail.

Congés médicaux et congés payés

Un employé doit connaître les politiques de l’employeur en matière de congés médicaux et de vacances payées.

Connaître et comprendre la politique peut aider les employés à avoir plus confiance en leur environnement de travail s’ils savent que l’employeur considère d’autres aspects en dehors de leurs heures de travail.

Le manuel peut également fournir des informations générales sur ce qui n’est pas autorisé sur le lieu de travail, y compris les médias sociaux ou d’autres tâches non liées au travail en dehors des heures de bureau.

Les employés ont besoin de savoir à qui s’adresser en cas de problème sur le lieu de travail.

Si un employé ou une direction inférieure ne sait pas à qui s’adresser ou comment déposer une plainte, cela peut affecter son rendement au travail et son moral. Par conséquent, le manuel devrait inclure un processus étape par étape des scénarios quoi faire et quand. Avec ces explications en place et clairement écrites, les employés peuvent se sentir en confiance en sachant que quelqu’un écoute leurs préoccupations et, en fin de compte, y répond.

En plus de déposer une plainte, votre manuel doit indiquer comment et où donner la rétroaction aux employés.

Les employés doivent connaître le code de conduite de leur entreprise et quelles sont les conséquences s’ils le violent. En outre, un code de conduite peut aider un employé à sentir que l’employeur est raisonnable en établissant des normes de traitement et de professionnalisme.

Anti-harcèlement et anti-représailles

L’un des aspects cruciaux d’un manuel de l’employé est d’inclure des informations sur la lutte contre le harcèlement et les représailles.

Tous les employés doivent savoir qu’ils sont à l’abri de harcèlement ou de représailles en ce qui concerne leur environnement de travail. Ces informations rendent les gens plus confiants dans leur lieu de travail et, à leur tour, les rendent plus productifs dans leurs tâches. Un employé aura également l’impression qu’il n’a à s’inquiéter de rien en ce qui concerne sa sécurité d’emploi, car les employeurs tiennent compte de ces éléments dans un manuel de l’employé.

Quels sont les avantages offerts par votre organisation, tels que l’assurance maladie ou des modalités de travail alternatives

Avoir des informations sur l’assurance maladie, les plans d’épargne et les situations de travail alternatives peut être important car un employé peut prendre une mauvaise décision subjectivement en ce qui concerne sa situation de travail.

Par exemple, ils peuvent décider de ne pas prendre de promotion ou accepter une offre d’emploi parce qu’ils sont disqualifiés pour l’avantage offert par l’entreprise. Par conséquent, il est avantageux d’avoir ces informations dans le manuel afin que les employés n’aient pas à poser de questions sur ces questions, provoquant ainsi un stress supplémentaire à propos de ces types de décisions.

Toutes les questions sont là dans le manuel de l’employé où elles devraient être.

Toute clause de non-responsabilité supplémentaire

Lors de la rédaction d’un manuel de l’employé, il est important d’inclure toutes les clauses de non-responsabilité que vous jugez nécessaires. Par exemple, certaines organisations peuvent choisir d’inclure une clause de non-responsabilité concernant leur engagement envers l’environnement. D’autres peuvent avoir une clause de non-responsabilité concernant certaines situations.

Le plus bénéfique dans le manuel de l’employé est une déclaration des valeurs de l’entreprise et une reconnaissance ou une affirmation de leur engagement à traiter les gens avec honnêteté et respect. Certaines entreprises peuvent souhaiter donner des exemples sur la façon de suivre l’ensemble de valeurs de l’entreprise.

À peu près tout ce qui correspond aux valeurs de votre entreprise peut être répertorié dans votre manuel de l’employé.

Comment rendre votre manuel de l’employé facile à lire et à comprendre

Il est nécessaire d’inclure des explications faciles à lire et à comprendre afin que le manuel de l’employé ne soit pas difficile à suivre.

Si votre manuel de l’employé est trop difficile à lire – ou trop long – les gens ne le liront pas ou ils ne feront que parcourir les informations et pourraient manquer certains détails importants.

Vous pouvez également catégoriser certaines de vos règles en différentes sections afin que les gens n’aient qu’à regarder des parties spécifiques du manuel au lieu de le lire en entier.

Il est également important de s’assurer qu’il est agréable pour les yeux. Vous pouvez utiliser des puces, des titres, des sous-titres et des images pour faciliter la lecture de votre manuel de l’employé. Toute partie de votre manuel qui aide à résoudre les problèmes de lisibilité aidera vos employés à comprendre les règles plus efficacement.

Vous voudrez que vos employés puissent suivre les politiques de votre organisation de la manière la plus simple possible, et vous pouvez donner des exemples dans votre manuel.

Que faire si quelqu’un enfreint les règles du manuel

Quand quelqu’un enfreint les règles du manuel, la direction doit réprimander d’une manière ou d’une autre. Si possible, essayez d’aider l’employé à comprendre pourquoi il s’est trompé et ce qu’il devrait faire à la place. Certains exemples devraient déjà figurer dans votre manuel pour illustrer ce que vous attendez des comportements.

Lorsqu’un leader ou un manager peut expliquer ce qui s’est mal passé et comment corriger le comportement, cette procédure est utile à la fois pour la direction et l’employé. Cela montre que vous êtes prêt à travailler avec eux pour s’améliorer pour l’avenir. Il peut également être utile de proposer une action alternative afin que cela ne se reproduise plus à l’avenir.

Enfin, le manuel de l’employé est un document vivant

Au fur et à mesure que votre entreprise grandit et change, il est important de vous assurer que vous mettez à jour votre manuel de l’employé en conséquence. Ceci comprend:

Ajout de nouveaux services ou produits.
Mettre en évidence les valeurs spécifiques de l’entreprise qui n’ont pas été mentionnées auparavant.
Modification des avantages associés aux employés potentiels qui rejoignent l’organisation.

La numérisation du manuel est également une bonne idée. La numérisation facilitera sa lecture par les employés. Vous pouvez également avoir une copie numérique pour les nouveaux employés afin de vérifier qu’ils ont lu les informations contenues dans le manuel de l’employé dans le cadre de leur processus d’intégration. Ce processus permettra d’économiser de nombreuses questions et problèmes sur la route.

Conclusion

Nous espérons que cet article vous a donné un aperçu utile de l’importance d’avoir un manuel de l’employé. Un manuel de l’employé peut aider votre entreprise à clarifier ses politiques pour les employés. Répondez à toutes les questions que vos employés pourraient avoir sur leur environnement de travail ou leurs tâches quotidiennes. Un manuel de l’employé permet de gagner beaucoup de temps et d’éviter de nombreuses incertitudes des deux côtés – c’est une excellente chose à avoir comme élément de base dans votre entreprise.

Crédit d’image : fourni par l’auteur ; bus ondulé simple; freepik; Merci!