Cela fait longtemps que vous ne pouviez pas supposer que la majorité de votre équipe y est de 9h à 17h. Le «village global» signifie que le travail ne s’arrête pas lorsque le soleil se couche ou que les marchés se ferment dans votre fuseau horaire, et la hausse des modèles de travail flexibles ont rendu encore plus complexe la coordination des horaires des employés.
Les meilleures stratégies de planification des employés tiennent compte des préférences des employés ainsi que des besoins des employeurs et des demandes des consommateurs, mais le nombre énorme de pièces mobiles – besoins opérationnels, budget, réglementations et conformité – peut rendre tout cela très difficile à gérer.
Le COVID-19 n’a fait qu’exacerber la situation dans de nombreuses industries. Les employés à haut risque peuvent être incapables de travailler ou ne peuvent prendre des quarts de travail avec peu de contacts avec le public ou lorsque seul un personnel restreint est présent. Les travailleurs aux prises avec des besoins de garde d’enfants imprévisibles et des transports peu fiables peuvent entraîner encore plus de changements de dernière minute que d’habitude.
Les conflits d’horaire peuvent causer de mauvais sentiments dans une entreprise, mais il ne doit pas en être ainsi. Les nouvelles avancées technologiques et une meilleure communication entre les employés et les gestionnaires aident les entreprises à bien planifier les horaires des employés, ce qui améliore l’expérience des employés et, à son tour, augmente la rétention et la satisfaction des employés.
Les exigences du COVID-19 ont poussé de nouvelles tendances dans la planification des employés, ce qui vaut peut-être la peine d’être poursuivi même lorsque la pandémie disparaît dans la mémoire. Voici quelques tendances de planification à partir de 2020 qui méritent de rester.
La planification devient plus flexible
La planification qui est plus flexible est également plus complexe, mais la flexibilité est cruciale pour une main-d’œuvre heureuse et motivée dans des conditions de pandémie. Les employés avec des horaires plus flexibles rapportent un bien-être plus élevé, plus d’engagement et plus d’efficacité au travail que ceux coincés dans des horaires rigides.
Par exemple, les mères travaillant à distance avec des horaires flexibles et efficaces qui correspondent à leur disponibilité sont trois fois plus probable avoir un bien-être positif que ceux dont les horaires sont inflexibles et inefficaces.
Bien que les employés puissent faire face, chacun a ses propres défis. «En suscitant de nouveaux mentalités et comportements (comme l’adaptation à un nouveau modèle de travail virtuel) à grande échelle, il est important d’engager les employés dans un dialogue continu bidirectionnel qui prend en compte leurs besoins spécifiques, leur permet de configurer leurs propres parcours, » dit Jonathan Emmett, associé associé chez McKinsey. Même les gens qui aiment leur travail ont besoin de logement pour tout ce qui se passe dans leur vie.
Le logiciel d’auto-planification invite les employés à choisir leurs propres quarts de travail, à effectuer des changements de dernière minute, à réserver des jours de vacances et à vérifier leurs horaires de manière indépendante et à distance. Cela aide les employés à se sentir plus en contrôle, ce qui est particulièrement important pendant ces périodes instables et incertaines, ce qui augmente l’engagement et la satisfaction des employés.
L’IA apporte de l’intelligence à la planification
L’intelligence artificielle entre dans de nombreux autres cas d’utilisation des ressources humaines. Les gestionnaires peuvent désormais utiliser des outils d’IA pour prédire les changements de la demande des consommateurs et planifier à l’avance pour répondre aux besoins changeants de la main-d’œuvre.
Par exemple, l’augmentation du nombre de clients pendant la saison des achats des vacances d’hiver peut nécessiter plus d’assistants de vente au détail; une journée ensoleillée pourrait tenter plus de convives dans un café dans le parc, nécessitant l’ajout de plus de serveurs; Le déploiement d’une nouvelle version du produit peut vous inciter à augmenter les agents du service client pour répondre aux questions des utilisateurs, etc.
Avec l’IA et l’apprentissage automatique, les équipes RH peuvent analyser les forces et les faiblesses des employés pour comprendre quels employés travaillent le mieux ensemble. Grâce à ces informations, vous pouvez constituer les équipes les plus solides possible dans les délais prévus pour chaque situation et placer la bonne personne en service au bon moment.
Les employés s’attendent à une planification à distance et mobile
Gérer manuellement la planification des employés, même avec une feuille de calcul Excel, a longtemps été une blague, mais aujourd’hui, les employés et les responsables des ressources humaines ne peuvent tout simplement pas vivre sans accès à distance et mobile à des outils de planification basés sur le cloud qui se synchronisent automatiquement pour permettre une utilisation n’importe où.
Le passage du COVID-19 à la WFH a seulement souligné l’importance des systèmes basés sur le cloud pour la planification. Nous vivons notre vie sur nos téléphones, de la commande du dîner à la souscription d’un prêt hypothécaire, il est donc compréhensible de supposer que le logiciel de planification comprendrait une application mobile.
«Vous voulez permettre à vos employés d’accéder facilement à leurs horaires de n’importe où. Ce n’est pas possible avec un logiciel de bureau », écrit l’expert technique Neil Patel son outil de planification. Au-delà de la convivialité mobile, poursuit-il, «Les meilleurs outils auront également le changement de quart de travail, les outils de libre-service des employés, les fonctionnalités RH, la gestion des coûts de main-d’œuvre, la gestion des congés, le suivi des présences, la messagerie d’équipe, le contrôle des heures supplémentaires, les horloges, etc.
Dans les environnements de travail dynamiques d’aujourd’hui, les RH ont besoin de la capacité de répondre aux changements d’horaire à la volée, en veillant à ce qu’ils ne provoquent pas l’effondrement de tout votre horaire d’un mois, et en demandant à quelqu’un d’autre d’intervenir sans enfreindre vos propres règles ou créer un sentiment d’injustice parmi votre main-d’œuvre.
Les employeurs augmentent la mise en communication
La planification des employés se déroule plus facilement avec une excellente communication qui augmente les relations de confiance, créant un cercle vertueux où la planification efficace elle-même augmente la confiance.
La confiance des employés est élevée pour le moment, avec « mon employeur»En tant qu’institution la plus fiable et 73% des travailleurs conviennent qu’ils font confiance aux entreprises pour les protéger en adaptant les politiques de planification et de congé maladie si nécessaire. Mais vous ne pouvez pas prendre cela pour acquis.
Les employeurs doivent suivre et même améliorer les communications avec les employés. «Compte tenu de l’état actuel de faible confiance, les entreprises devront combler un autre vide, celui d’une information crédible», déclare Richard Edelman, PDG d’Edelman Holdings. « Pour les CCO, il est temps pour vous d’initier des séances d’information régulières pour les employés par votre scientifique en chef ou votre médecin, afin de fournir un contenu fiable pouvant être partagé avec les familles ou la communauté des employés. »
Les entreprises devraient continuer à communiquer sur les horaires, en demandant comment les besoins des employés peuvent avoir changé (par exemple, les parents qui travaillent peuvent préférer un quart de nuit maintenant) et en les accommodant autant que possible.
Encouragez les employés à partager leurs préoccupations; créer plus de canaux de communication entre les employés et les gestionnaires et entre les employés eux-mêmes; et ouvrez la conversation sur la santé mentale et l’anxiété, pour renforcer la confiance et améliorer votre compréhension des facteurs qui peuvent influencer la planification.
Tous les changements de planification provoqués par COVID-19 ne devraient pas disparaître
La planification des horaires des employés n’a jamais été facile, et avec plus de pièces mobiles, une mondialisation croissante et les nouveaux stress du COVID-19, cela ne fait que devenir plus complexe. Mais la nécessité est la mère de l’invention, et nous avons donc vu de nouvelles technologies et tendances émerger de l’utilisation de l’IA pour la planification intelligente, la prise en charge de la planification sur le pied, permettant une planification flexible et l’intégration de la communication dans la planification des horaires.
Le maintien de ces nouvelles bonnes pratiques après la crise du coronavirus peut rendre les entreprises plus fortes et plus résilientes à long terme.
Crédit d’image: depositphotos _19
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