Depuis quelques années, la signature électronique s’impose peu à peu et devient la norme dans le monde de l’entreprise. De nombreux business choisissent de se passer du papier en remplaçant les habitudes traditionnelles par les alternatives numériques. Découvrons quels sont les quatre principaux avantages.
Lorsqu’on débute une démarche de digitalisation, la signature électronique est la première chose à mettre en place dans les processus de vie d’une entreprise. Il existe de nombreux avantages indéniables dans l’utilisation de la signature électronique, nous allons aborder ici les quatre principaux.
Améliorer l’expérience client
En plus d’améliorer la fluidité des processus d’une entreprise, la signature électronique a également des effets positifs sur l’expérience de vos clients en développant la satisfaction et la réputation.
Le fait de pouvoir signer un document depuis n’importe quel appareil (ordinateur, tablette ou smartphone) et au moment que l’on souhaite par rapport à son emploi du temps apporte plus de flexibilité au client en écartant les contraintes du papier qui peut être facilement envahissant et présente le risque de perte.
Réduire les coûts
Dans une étude organisée par la société Adobe, 61 % des managers affirment que l’adoption de la signature électronique a cassé les coûts associés à la gestion des contrats et autres documents.
Quand on pense aux dépenses papiers que peuvent représenter ces documents, ce n’est pas du tout surprenant. L’utilisation de ramettes de papier, les cartouches d’encre et la maintenance du matériel d’impression ou encore l’espace de stockage sont autant de contraintes que l’on aimerait réduire voire supprimer.
Les applications que proposent les solutions de signature électronique fournissent également des outils pour mieux gérer ses documents, pour les numériser et se permettre de se débarrasser des versions papiers, cela fonctionne pour les contrats, les PDF (voir comment signer un pdf), les devis ou encore les factures. On économise donc en frais d’impression ainsi qu’en espace de travail.
Augmenter la rapidité du processus de signature
Les chefs d’entreprise qui utilisent la signature électronique s’accordent pour affirmer que la durée du processus de signature passe de cinq jours à seulement 37 minutes après avoir mis en place la signature numérique.
Une augmentation significative du processus de signature qui n’est pas illogique. La signature manuscrite obligeant les deux interlocuteurs à imprimer, signer puis scanner les documents (lorsqu’il y a qu’un seul document à signer…). Il arrive fréquemment qu’un client mette de côté le document à signer en attendant de trouver un moment pour s’en occuper, ce qui rallonge considérablement le processus. La signature électronique supprime ces contraintes et réduit le processus à moins d’une heure en moyenne.
Un geste pour l’environnement
Nous ne pouvions pas aborder la signature électronique sans souligner son apport bénéfique pour l’environnement.
Sans surprise, elle permet d’économiser du papier et de l’énergie. Grâce à la numérisation des documents, les entreprises participent grandement à la sauvegarde de plusieurs tonnes de papier chaque année.
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